De Nationale Bank van België ontvangt de neerlegging van de volgende documenten:

• de jaarrekening en de andere stukken die bij haar moeten worden neergelegd in toepassing van de artikelen 3:10, 3:12, § 1, 3:47, § 7 en 3:51, § 7 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen;
• de geconsolideerde jaarrekening en de andere stukken die bij haar moeten worden neergelegd in toepassing van de artikelen 3:35 en 3:36 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen.

Een afzonderlijke neerlegging van de in het eerste lid bedoelde andere stukken is enkel toegestaan mits al deze stukken tegelijk worden neergelegd en de jaarrekening respectievelijk geconsolideerde jaarrekening voorafgaandelijk werd neergelegd.

§ 1. De neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening vermeldt:

1. de naam van de rechtspersoon zoals die op datum van de neerlegging in de statuten voorkomt;
2. de rechtsvorm op datum van de neerlegging. In voorkomend geval wordt na de rechtsvorm “in vereffening” vermeld;
3. de nauwkeurige aanduiding van de zetel (straat, nummer, eventueel busnummer, postcode, gemeente) op datum van de neerlegging;
4. het ondernemingsnummer;
5. het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de zetel van de ondernemingsrechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de rechtspersoon haar zetel heeft;
6. de begindatum en de afsluitingsdatum van het boekjaar waarop de jaarrekening of de geconsolideerde jaarrekening betrekking heeft;
7. in de gevallen bedoeld in artikel 3:67, § 2 de munteenheid (in voorkomend geval aangevuld met het veelvoud ervan) waarin de bedragen van de jaarrekening worden uitgedrukt;
8. in voorkomend geval, de datum waarop ze door de algemene vergadering werd goedgekeurd.

§ 2. Voor vennootschappen vermeldt de neergelegde jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening bijkomend:

1. het voorwerp van de openbaarmaking: jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening;
2. in het geval bedoeld in artikel 3:64, eerste lid, of de bedragen van de geconsolideerde jaarrekening in duizenden of in miljoenen euro worden uitgedrukt;
3. in de gevallen bedoeld in artikel 3:65, tweede lid, de munteenheid (in voorkomend geval aangevuld met het veelvoud ervan) waarin de bedragen van de geconsolideerde jaarrekening worden uitgedrukt.

§ 3. De jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening en de andere stukken die het voorwerp van een neerlegging vormen, moeten in éénzelfde taal worden opgemaakt.

§ 4. De rechtspersonen die hun jaarrekening moeten opmaken overeenkomstig de schema's in de bijlagen van titel 2 en 3 van dit boek, volgen voor de neerlegging van hun jaarrekening en van de sociale balans voorgeschreven door de wet van 22 december 1995 houdende maatregelen tot uitvoering van het meerjarenplan voor werkgelegenheid, een model van jaarrekening dat door de Nationale Bank van België wordt opgesteld en dat op haar website ter beschikking wordt gesteld. Dit model van jaarrekening wordt door de Nationale Bank van België aan de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen aangepast, na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige normen. Het bestaan van een nieuwe versie wordt in het Belgisch Staatsblad meegedeeld.

Het “Volledig model van jaarrekening” wordt gevolgd door de rechtspersonen bedoeld in het eerste lid, met uitzondering van:

1. die welke de mogelijkheid bepaald door artikel 3:58, § 2, benutten om het “Verkort model van jaarrekening” te volgen;
2. die welke de mogelijkheid bepaald door artikel  3:58, § 3, benutten om het “Micromodel van jaarrekening” te volgen.

De vermeldingen bedoeld in pargraaf 1, eerste lid worden opgenomen in de daartoe bestemde sectie van het model van jaarrekening.

Niet-dienstige secties van het model van jaarrekening worden niet neergelegd; het nummer van die niet-dienstige secties wordt vermeld in de daartoe bestemde sectie.

§ 5. De desbetreffende sectie van het “Volledig model van jaarrekening” wordt gebruikt:

• door andere rechtspersonen dan die welke bedoeld zijn in paragraaf 2, voor de neerlegging van hun jaarrekening en van de andere bij de Nationale Bank van België neer te leggen stukken. De desbetreffende sectie van het “Verkort model van jaarrekening” wordt gebruikt door de rechtspersonen die in aanmerking komen voor het verlaagde tarief van de openbaarmakingskosten overeenkomstig artikel 3:70, § 2, tweede lid. De desbetreffende sectie van het “Micromodel van jaarrekening” wordt gebruikt door de rechtspersonen die in aanmerking komen voor het verlaagde tarief van de openbaarmakingskosten overeenkomstig artikel 3:70, § 2, derde lid;
• voor de neerlegging van de geconsolideerde jaarrekening en van de andere neer te leggen stukken.

De vermelding bedoeld in paragraaf 4, vierde lid mag worden weggelaten.

§ 6. De VZW’s, IVZW’s en stichtingen die op grond van de artikelen 3:47, § 5, of 3:51, § 5, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen hun jaarrekening niet moeten opmaken overeenkomstig de schema’s zoals opgenomen in de bijlagen bij titel 3 van dit boek, laten hun jaarrekening en de andere neer te leggen stukken voorafgaan door het “Specifiek voorblad voor jaarrekeningen van VZW’s, IVZW’s of stichtingen opgesteld volgens een afwijkend schema”, opgesteld door de Nationale Bank van België en op haar website ter beschikking gesteld.

De jaarrekening opgesteld in euro, zonder afwijkingen, volgens één van de schema's opgenomen in de bij dit besluit toevoegde bijlage 3 en 4 voor wat de vennootschappen betreft en bijlagen 6 en 7 voor wat de VZW’s, IVZW’s of stichtingen betreft en de andere neer te leggen stukken worden neergelegd overeenkomstig de bepalingen van artikel 3:69, § 1.

Alle andere jaarrekeningen en de geconsolideerde jaarrekeningen, alsook de andere bij de Nationale Bank van België neer te leggen stukken,worden neergelegd overeenkomstig de bepalingen van artikel 3:69, § 2.

Mogen eveneens in de vorm van een pdf-bestand worden neergelegd, de jaarrekening en voor wat de vennootschappen betreft, de geconsolideerde jaarrekening, alsook de andere neer te leggen stukken, die betrekking hebben op een buitenlandse vennootschap of een Europees economisch samenwerkingsverband naar buitenlands recht.

§ 1. De jaarrekening en de andere bij de Nationale Bank van België neer te leggen stukken worden langs elektronische weg neergelegd. 

De gestandaardiseerde schema’s kunnen worden neergelegd in de vorm van een gestructureerd databestand dat voldoet:

• aan rekenkundige en logische controles, en
• aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van een gestructureerd databestand”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website.

§ 2. De jaarrekeningen en voor wat de vennootschappen betreft, de geconsolideerde jaarrekeningen, alsook de andere neer te leggen stukken, andere dan deze bedoeld in paragraaf 1, tweede lid worden opgemaakt in de vorm van een bestand in het “Portable Document Format” (PDF)-formaat dat voldoet aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website. Met uitsluiting van de geconsolideerde jaarrekeningen, moeten de jaarrekeningen die zijn opgemaakt volgens de gestandaardiseerde schema's voldoen aan rekenkundige en logische controles.

De afdruk met zwarte inkt op wit A4-papier van het aangeboden bestand in het PDF-formaat moet bovendien aan de volgende vormvoorwaarden voldoen:

1. rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten en bovenaan het eerste blad een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten;
2. bovenaan elk blad het ondernemingsnummer van de rechtspersoon vermelden;
3. geen handgeschreven gegevens bevatten;
4. een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen de gegevens en de achtergrond;
5. in het geval van een jaarrekening van een rechtspersoon bedoeld in artikel 3:67, § 4, dezelfde voorstelling hebben als die van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank van België.

§ 3. De jaarrekeningen en voor wat de vennootschappen betreft, de geconsolideerde jaarrekening, evenals de andere bij de Nationale Bank van België neer te leggen stukken dienen neergelegd te worden door de upload van een informaticabestand via de speciaal hiertoe voorziene toepassing op de website van de Nationale Bank van België. De toegang tot deze toepassing is enkel mogelijk door middel van een door de Nationale Bank van België erkend digitaal certificaat.

Elk document bedoeld in artikel 3:66 maakt het voorwerp uit van eenzelfde geüpload informaticabestand. Indien de in artikel 3:66 bedoelde andere stukken afzonderlijk van de jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening worden neergelegd, maken deze stukken samen eveneens het voorwerp uit van eenzelfde geüpload informaticabestand. De neerlegging moet bovendien voldoen aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Algemeen Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website.

§ 1. De kosten voor de neerlegging van de in artikel 3:66 bedoelde documenten omvatten de openbaarmakingskosten bedoeld in paragraaf 2, de bijdrage in de kosten gemaakt door de federale toezichthoudende overheden bedoeld in artikel 3:13, derde lid, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, alsook alle bijdragen, belastingen of kosten die krachtens andere wettelijke of reglementaire bepalingen tegelijk met voornoemde kosten moeten worden betaald.

§ 2. De kosten voor de openbaarmaking van de in artikel 3:66 bedoelde documenten, worden vastgesteld op:

• 300,70 euro wanneer de documenten in de vorm van een gestructureerd databestand worden neergelegd overeenkomstig artikel 3:69, § 1;
• 356,90 euro wanneer de documenten in de vorm van een PDF-bestand worden neergelegd overeenkomstig artikel 3:69, § 2.

De openbaarmakingskosten bedoeld in het vorige lid worden evenwel vastgesteld op respectievelijk 68,70 euro en 124,80 euro voor:

1. de jaarrekening voorgesteld volgens het “Verkort model van jaarrekening” bedoeld in artikel 3:67, § 4, tweede lid, 1°;
2. de jaarrekening van instellingen bedoeld in artikel III.82, § 1, eerste lid, 5° van het Wetboek van economisch recht;
3. de jaarrekening van de kredietinstellingen bedoeld in artikel III.95, § 1 van het Wetboek van economisch recht, op voorwaarde dat hun balanstotaal voor het betrokken boekjaar 5.000.000 euro niet overschrijdt, evenals de jaarrekening van de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen die voldoen aan de criteria vermeld in artikel 1:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
4. de jaarrekening van buitenlandse vennootschappen of van Europese economische samenwerkingsverbanden naar buitenlands recht die voldoen aan de criteria vermeld in artikel 1:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
5. VZW’s, IVZW’s en stichtingen.

De openbaarmakingskosten bedoeld in het eerste lid worden evenwel vastgesteld op respectievelijk 50,80 euro en 107 euro voor de jaarrekening voorgesteld volgens het “Micromodel van jaarrekening” bedoeld in artikel 3:67, § 4, tweede lid, 2°.

De kosten voor de openbaarmaking van de overeenkomstig artikel 3:66, tweede lid, afzonderlijk van de jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening neergelegde stukken en voor de openbaarmaking van een in artikel 3:73 bedoelde behoorlijk verbeterde jaarrekening, geconsolideerde jaarrekening of integrale set van de in artikel 3:66 bedoelde andere stukken worden vastgesteld op 68,70 euro. Deze openbaarmakingskosten worden evenwel vastgesteld op 43,70 euro wanneer de jaarrekening wordt voorgesteld volgens het “Micromodel van jaarrekening”.

De in deze paragraaf bepaalde openbaarmakingskosten worden jaarlijks, op 1 januari, aangepast aan de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen volgens de volgende formule: het nieuwe bedrag is gelijk aan het basisbedrag bepaald in deze paragraaf vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer, met name het indexcijfer van de maand oktober van het jaar voordien, en gedeeld door het aanvangsindexcijfer, met name het indexcijfer van de maand oktober 2018. Het verkregen resultaat wordt afgerond op het hogere veelvoud van 10 eurocent. De aangepaste bedragen worden uiterlijk op 15 december van elk jaar in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt.

§ 3. De neerleggingskosten bedoeld in paragraaf 1 worden betaald aan de Nationale Bank van België door een girale overschrijving uitgevoerd volgens de voorwaarden en de technische modaliteiten die de Nationale Bank van België bepaalt en die op haar website ter beschikking worden gesteld.

§ 4. Elke vennootschap die een geval van overmacht inroept waardoor zij haar jaarrekening of haar geconsolideerde jaarrekening niet binnen de termijn van acht maanden bedoeld in artikel 3:13, derde lid, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heeft kunnen neerleggen, kan de terugbetaling van de door haar betaalde bijdrage tot de kosten gemaakt door de federale toezichthoudende overheden vorderen binnen een termijn van achttien maanden na de afsluitingsdatum van die jaarrekening bij gewone brief gericht aan de FOD Economie. In deze aanvraag vermeldt de betrokken vennootschap de omstandigheden die voor haar een geval van overmacht hebben gevormd en het nummer van de bankrekening waarop de bijdrage kan worden terugbetaald. Aan deze aanvraag worden alle bewijsstukken die de ingeroepen overmacht kunnen staven toegevoegd, alsook een kopie van de mededeling van de neerlegging bedoeld in artikel 3:72, tweede lid, voor zover dit reeds mogelijk is.

De FOD Economie bevestigt onmiddellijk de ontvangst van deze aanvraag bij gewone brief. Hij kan de betrokken vennootschap vragen om hem bijkomende inlichtingen te verstrekken of om de toegezonden bewijsstukken aan te vullen.

De met redenen omklede beslissing van de Minister tot wiens bevoegdheid Economie behoort of diens afgevaardigde betreffende de aanvraag wordt bij gewone brief gericht aan de betrokken vennootschap; wanneer de Minister tot wiens bevoegdheid Economie behoort of diens afgevaardigde het bestaan vaststelt van een omstandigheid die voor de betrokken vennootschap een geval van overmacht vormt, geeft hij de opdracht aan de FOD Financiën om de bijdrage tot de kosten gemaakt door de federale toezichthoudende overheden terug te betalen. Te dien einde deelt de FOD Economie aan de FOD Financiën mee:

• het terug te betalen bedrag en het rekeningnummer waarop de terugbetaling kan worden verricht;
• het ondernemingsnummer van de betrokken vennootschap alsook de kenmerken en de afsluitingsdatum van de laattijdig neergelegde jaarrekening; deze gegevens worden als mededeling aan de begunstigde opgenomen.

Wanneer blijkt dat uitzonderlijke omstandigheden noodzakelijkerwijze een geval van overmacht zullen vormen voor het geheel of een groot deel van de vennootschappen die ertoe gehouden zijn hun jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening neer te leggen, kan de Minister die Economie onder zijn bevoegdheden heeft met het oog op administratieve vereenvoudiging overgaan tot een algemene vrijstelling van heffing van de bijdrage tot de kosten gemaakt door de federale toezichthoudende overheden voor een duur die hij vaststelt en die hoogstens twee maanden bedraagt. Deze beslissing dient bij een met redenen omkleed ministerieel besluit uiterlijk één maand voor het vervallen van de termijn van acht maanden bedoeld in artikel 3:13, derde lid, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen in het Belgisch Staatsblad te worden bekendgemaakt.

De Nationale Bank van België registreert de datum van ontvangst van de in artikel 3:66 bedoelde documenten.

De neerlegging van deze documenten wordt slechts door de Nationale Bank van België aanvaard als de bepalingen van de artikelen 3:64, § 1, tweede lid, 3:67 tot 3:69 in acht werden genomen en als de neerleggingskosten bedoeld in artikel 3:70, § 1,  overeenkomstig de bepalingen van artikel 3:70, § 2 tot 4 betaald zijn.

Het feit dat de neerlegging van een voormeld document niet aanvaard werd door de Nationale Bank van België en de redenen die tot deze beslissing hebben geleid, worden binnen acht werkdagen na de datum van de ontvangst van het betrokken document meegedeeld.

De persoon die het niet-aanvaarde document heeft geüpload kan deze kennisgeving raadplegen in de toepassing bedoeld in artikel 3:69, § 3, eerste lid, gedurende maximum één maand na die upload.

Wanneer de neerlegging van een in artikel 3:66 bedoeld document aanvaard wordt, neemt de Nationale Bank van België deze neerlegging op in het elektronisch register van aanvaarde jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen.

Binnen elf werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging, stuurt de Nationale Bank van België de mededeling van deze neerlegging via de eBox, ingesteld door de wet van 27 februari 2019 inzake elektronische uitwisseling van berichten via de eBox, naar de rechtspersoon op wie het document betrekking heeft.

De aanpassing van een in artikel 3:66 bedoeld document, waarvan de neerlegging eerder door de Nationale Bank van België werd aanvaard, gebeurt door neerlegging, naar gelang het geval en volgens de voorwaarden bepaald door artikel 3:68:

• van de integrale, behoorlijk aangepaste jaarrekening of desgevallend van de integrale, behoorlijk aangepaste set van de in artikel 3:66 bedoelde andere stukken, wanneer de aanpassing wordt neergelegd in de vorm van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 3:69, § 1;
• van de integrale, behoorlijk aangepaste jaarrekening of geconsolideerde jaarrekening, voorafgegaan door de in artikel 3:67, § 4, derde lid bedoelde sectie van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank van België of desgevallend van de integrale, behoorlijk aangepaste set van de in artikel 3:66 bedoelde andere stukken, wanneer de aanpassing wordt neergelegd in de vorm van een PDF-bestand overeenkomstig artikel 3:69, § 2.

De vermelding “aanpassing” wordt, naargelang het geval, opgenomen:

• in het gestructureerd databestand bedoeld in artikel 3:69, § 1;
• bovenaan de daartoe bestemde sectie van het PDF-bestand bedoeld in artikel 3:69, § 2.

De aanpassing van een eerder openbaar gemaakt document luidt in dezelfde munteenheid en hetzelfde veelvoud hiervan en gebeurt in dezelfde taal als het betrokken document.

De artikelen 3:71 en 3:72 zijn van toepassing op de neerlegging van een aangepast document.

De Nationale Bank van België onderwerpt de neer te leggen jaarrekening, opgemaakt volgens de schema's zoals opgenomen in de bijlagen bij titel 2 en 3 van dit boek, aan rekenkundige en logische controles, met uitsluiting van het document dat wordt neergelegd ter verbetering van deze jaarrekening overeenkomstig artikel 3:73 en van de jaarrekeningen met betrekking tot boekjaren die het laatste boekjaar waarvoor een jaarrekening werd neergelegd, voorafgaan.

Deze rekenkundige en logische controles beogen de samenhang van de bedragen van het recentste boekjaar, voor de rubrieken die voorzien zijn van een code, na te gaan. Ze zijn opgenomen in een lijst opgesteld door de Nationale Bank van België na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige normen. Deze lijst wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

§ 1. De Nationale Bank van België stelt op haar website een kopie beschikbaar, in de vorm van een bestand in het “Portable Document Format” (PDF)-formaat, van alle in artikel 3:66 bedoelde documenten die bij haar werden neergelegd tijdens het lopende en de minstens vijf vorige kalenderjaren, volgens de voorwaarden die zij bepaalt en die op haar website bekendgemaakt worden.

§ 2. De Nationale Bank van België bezorgt op aanvraag een kopie van alle in artikel 3:66 bedoelde documenten die bij haar werden neergelegd.

Wanneer de aanvraag betrekking heeft op alle neergelegde documenten, worden de kopieën bezorgd volgens de modaliteiten voorzien door de Nationale Bank van België.

Wanneer de aanvraag betrekking heeft op een of meer documenten met betrekking tot individueel aangeduide rechtspersonen en die niet beschikbaar gesteld worden op de website van de Nationale Bank van België, dan worden de kopieën bezorgd, naar keuze van de aanvrager:

1. ofwel op papier. Per gedrukt blad is het bedrag van 0,25 euro, exclusief port en eventuele inningskosten aan de Nationale Bank van België verschuldigd;
2. ofwel in een aan een elektronisch postbericht gehecht bestand in PDF-formaat. Per bestand is het bedrag van 5,00 euro, exclusief eventuele inningskosten, aan de Nationale Bank van België verschuldigd.

§ 3. De Nationale Bank van België bezorgt aan de griffies van de ondernemingsrechtbank, onverwijld en kosteloos, een kopie van de in paragraaf 2, tweede lid bedoelde documenten die niet beschikbaar worden gesteld op de website van de Nationale Bank van België.

De griffier is ervan vrijgesteld een kopie van de in artikel 3:66 bedoelde documenten toe te voegen aan het elektronische deel van het dossier bedoeld in artikel 1:2.

§ 4. Bij neerlegging van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 3:69, § 1, wordt dit op de afgeleverde kopie vermeld.

Bedragen van een jaarrekening die in euro met twee decimalen wordt uitgedrukt, overeenkomstig artikel 3:64, § 1, derde lid, worden afgerond in euro zonder decimalen op de door de Nationale Bank van België afgeleverde kopieën.

Secties van het door de Nationale Bank van België opgestelde model van jaarrekening die zonder voorwerp zijn, worden niet opgenomen in de door de Nationale Bank van België verstrekte kopieën wanneer de betrokken jaarrekening overeenkomstig artikel 3:69, § 1 werd neergelegd.

§ 5. Dit artikel is niet van toepassing op de lijst van giften als bedoeld in de artikelen 3:47, § 7, en 3:51, § 7, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.