Het ondernemingsnummer van de rechtspersoon wordt vermeld op alle in het dossier op te nemen stukken.
De griffier of zijn gevolmachtigde viseert al de stukken die in het materiële deel van de dossiers moeten worden opgenomen, geeft ze een volgnummer en bergt ze er in op. De griffier houdt een inventaris bij van de stukken. Deze inventaris vermeldt voor ieder neergelegd stuk het volgnummer, het onderwerp en de neerleggingsdatum.
De stukken die in het elektronische deel van de dossiers worden opgenomen, krijgen een volgnummer. Een inventaris van de stukken die het elektronische deel bevat, wordt automatisch bijgehouden. Deze inventaris vermeldt voor ieder neergelegd stuk het volgnummer, het onderwerp en de neerleggingsdatum.
Onverminderd de elektronische neerlegging door alle hoofdelijk aansprakelijke vennoten, het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan of hun gemachtigde, bezorgen de notaris of de griffier de betrokken rechtspersoon een elektronische kopie of een fotokopie van de inschrijving of wijziging alsmede een ontvangstmelding van de neergelegde akte, uittreksel van een akte, proces-verbaal of document.