Titel 2. Houden en bewaren van de boeken.

    § 1. Het ongesplitst dagboek en het centraal boek bepaald in artikel III.84 van het Wetboek van economisch recht of de drie dagboeken bepaald in artikel III.85, § 1, van dit wetboek of het ongesplitst dagboek bepaald in artikel III.85, § 2, van dit wetboek, alsmede het inventarisboek bepaald in artikel III.89, § 1, van dit wetboek, worden op een zodanige wijze gehouden dat de onderneming haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op het voeren van een boekhouding, inzonderheid wat betreft de materiële continuïteit, de regelmatigheid en de onveranderlijkheid.

    § 2. Indien de boeken vermeld in § 1 worden gehouden door middel van geïnformatiseerde systemen, worden deze systemen op een zodanige wijze geconcipieerd dat de onderneming in ieder geval haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met het bepaalde in § 1.

    § 3. Indien de boeken bepaald in § 1 schriftelijk worden gehouden, kunnen deze om in overeenstemming te zijn met het bepaalde in § 1 worden gehouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers met de gedrukte vermelding van het aantal bladzijden waarbij, vóór de eerste ingebruikname van het boek, wordt overgegaan tot de neerlegging bij een ondernemingsloket erkend zoals bepaald bij artikel III.61 tot en met III.69 van het Wetboek van economisch recht, van een identificatieformulier dat door de drukker samen met het boek of het dagboek is afgeleverd en door de onderneming is ingevuld.

Het formulier vermeldt:

1. de benaming van de onderneming, alsmede het nummer dat haar werd toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen;
2. het doel van het boek of van het dagboek, alsmede de plaats in zijn reeks;
3. het aantal bladzijden van het register, alsmede de naam en het ondernemingsnummer van de drukker.

Het identificatieformulier wordt gedagtekend en ondertekend, naar gelang het geval, door de belanghebbende of door de persoon die de vennootschap of de instelling ten opzichte van derden vertegenwoordigt.

Deze stukken worden bewaard door de erkende ondernemingsloketten overeenkomstig hun wettelijke en reglementaire archiveringsplichten.

Indien het ongesplitste hulpdagboek of de bijzondere hulpdagboeken aan de voorwaarden bepaald in artikel 4 voldoen, moeten de in dit hulpdagboek of in deze hulpdagboeken geregistreerde gezamenlijke mutaties niet worden overgeschreven in een centraal boek, zoals bepaald bij artikel III.84, vierde en vijfde lid van het Wetboek van economisch recht.

In het ongesplitst dagboek zoals bedoeld in artikel 85, § 2, eerste lid, van het Wetboek van economisch recht worden de verrichtingen die betrekking hebben op mutaties in contant geld of op rekeningen zonder vertraging, getrouw en volledig en naar tijdsorde ingeschreven.

Het ongesplitst dagboek wordt gehouden volgens het model bepaald in bijlage 2 van dit besluit.

Verrichtingen van een in het buitenland gevestigd bijkantoor van een onderneming naar Belgisch recht die aldaar in een afzonderlijk stelsel van boeken en rekeningen worden ingeschreven, hoeven niet te worden opgenomen in de recapitulatieboeking bedoeld in artikel III.84 van het Wetboek van economisch recht, wanneer de boekhouding van dit bijkantoor wordt gevoerd overeenkomstig de in dat vreemd land geldende regels of gebruiken, in voorkomend geval aangepast met het oog op de toepassing van het bepaalde in het tweede lid.

De saldi van de rekeningen van dit bijkantoor worden ten minste halfjaarlijks in de centrale boekhouding van de onderneming opgenomen.

De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Van het ongesplitste dagboek, het centraal boek bedoeld in artikel III.84 van het Wetboek van economisch recht, de drie dagboeken bedoeld in artikel III.85, § 1, van dit wetboek, het ongesplitst dagboek bedoeld in artikel III.85, § 2, van dit wetboek, alsmede het inventarisboek bedoeld in artikel III.89, § 1, van dit wetboek moet het origineel worden bewaard; van de andere boeken mag het origineel of een afschrift worden bewaard.

De voor het bewaren van de in het eerste lid vermelde boeken gebruikte drager moet de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn verzekeren gedurende de volledige opgelegde bewaringstermijn.