De jaarrekening en de tegelijk ermee neer te leggen stukken moeten, wanneer zij op papier worden neergelegd, voldoen aan de volgende voorwaarden:
- alleen met zwarte inkt gedrukt zijn op de voorzijde van witte of ivoorkleurige bladen van A4-formaat en van goede kwaliteit;
- rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten en bovenaan het eerste blad een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten;
- bovenaan elk blad het ondernemingsnummer vermelden dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of stichting heeft toegekend;
- geen handgeschreven gegevens bevatten;
- een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen de gegevens en de achtergrond;
- op het eerste blad eigenhandig ondertekend zijn door een of meerdere personen die bevoegd zijn om de vereniging of de stichting tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars worden vermeld;
- in het geval van een jaarrekening van een vereniging of stichting bedoeld in artikel 26, § 2, dezelfde voorstelling hebben als die van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank van België.
De neerlegging op papier gebeurt door verzending naar de Nationale Bank van België of door afgifte aan haar loketten. Bij toezending met de post wordt op de omslag vermeld: “Nationale Bank van België – Neerlegging van jaarrekeningen”.