Koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen

Elke vereniging of stichting die niet langer voldoet aan de criteria van de artikelen 17, § 3, 37, § 3 of 53, § 3 van de wet van 27 juni 1921 en die besluit om haar boekhouding te voeren volgens het model van de vereenvoudigde boekhouding, vastgelegd in uitvoering van de artikelen 17, § 2, 37, § 2 of 53, § 2 van de wet van 27 juni 1921, moet deze beslissing melden en verantwoorden in de toelichting bij haar jaarrekening en aanvullen met de belangrijkste gevolgen van deze wijziging voor de vereniging of stichting. Vanaf dat moment voert ze haar boekhouding met de exclusieve toepassing van de bepalingen die werden vastgelegd in uitvoering van de artikelen 17, § 2, 37, § 2 of 53, § 2 van de wet van 27 juni 1921.

Elke vereniging of stichting die haar boekhouding voerde in overeenstemming met het model van de vereenvoudigde boekhouding en die de verplichtingen moet naleven die gelden voor de verenigingen en stichtingen bedoeld in de artikelen 17, § 3, 37, § 3 of 53, § 3 van de wet van 27 juni 1921, moet de wijziging van toepasselijke regels vermelden in de toelichting bij haar jaarrekening en de belangrijkste gevolgen van deze wijziging voor de vereniging of stichting vermelden. Vanaf dat moment voert ze haar boekhouding en stelt ze haar jaarrekening op met de exclusieve toepassing van de bepalingen van onderhavig besluit.

De jaarrekening die krachtens de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen via neerlegging bij de Nationale Bank van België moet worden openbaar gemaakt, wordt opgesteld overeenkomstig de bepalingen van deel I, boek I, van dit besluit.

In de jaarrekening worden de bedragen uitgedrukt in euro, zonder decimalen.

De bedragen in de jaarrekening bedoeld in artikel 27, 1° mogen evenwel worden uitgedrukt in euro, hetzij zonder decimalen, hetzij met twee decimalen, met het oog op hun neerlegging in de vorm van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 28, § 1.

De Nationale Bank van België ontvangt de neerlegging van de jaarrekening en de stukken die tegelijk hiermee bij haar moeten worden neergelegd in toepassing van de artikelen 17, § 6, 37, § 6 en 53, § 8 van voornoemde wet van 27 juni 1921 of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen die ernaar verwijzen.

Het document dat gevormd wordt door de jaarrekening en de stukken die tegelijk hiermee moeten worden neergelegd, moet in éénzelfde taal worden opgemaakt.

§ 1. De neergelegde jaarrekening vermeldt:

1. de naam van de vereniging of stichting zoals die in de statuten voorkomt;
2. de rechtsvorm. In voorkomend geval wordt na de rechtsvorm “in vereffening” vermeld;
3. het nauwkeurige adres van de zetel van de vereniging of van de stichting (straat, nummer, eventueel busnummer, postcode, gemeente);
4. het ondernemingsnummer dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of aan de stichting heeft toegekend;
5. de begin- en afsluitingsdatum van het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

§ 2. De verenigingen en de stichtingen die hun jaarrekening moeten opmaken overeenkomstig de schema's vastgelegd in deel I, boek I, titel IV, hoofdstukken II en III van dit besluit, volgen voor de neerlegging van hun jaarrekening en van de tegelijk hiermee neer te leggen stukken, een model van jaarrekening dat door de Nationale Bank van België wordt opgesteld en dat op haar website ter beschikking wordt gesteld. Dit model van jaarrekening wordt door de Nationale Bank van België aangepast aan de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Het bestaan van een nieuwe versie wordt in het Belgisch Staatsblad meegedeeld.

Het “Volledig model van jaarrekening voor verenigingen” wordt gevolgd door de verenigingen en stichtingen bedoeld in het eerste lid, met uitzondering van die welke gebruik maken van de mogelijkheid geboden in artikel 82, § 2 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, zoals aangepast door artikel 10 van dit besluit, om het “Verkort model van jaarrekening voor verenigingen” te volgen.

De vermeldingen bedoeld in § 1, eerste lid worden opgenomen in de sectie 1.1 van het model van jaarrekening.

Niet-dienstige secties van het model van jaarrekening worden niet neergelegd; het nummer van die niet-dienstige secties wordt vermeld in sectie 1.1.

§ 3. De verenigingen en stichtingen die hun jaarrekening niet moeten opmaken overeenkomstig de schema's vastgelegd in deel I, boek I, titel IV, hoofdstukken II en III, van dit besluit, laten hun jaarrekening en de tegelijk hiermee neer te leggen stukken voorafgaan door het “Specifiek voorblad voor jaarrekeningen van verenigingen opgesteld volgens een afwijkend schema”, opgesteld door de Nationale Bank van België en op haar website ter beschikking gesteld.

De jaarrekening van de verenigingen en stichtingen wordt naar keuze van de neerlegger neergelegd langs elektronische weg dan wel op papier:

1. de neerlegging langs elektronische weg van een jaarrekening opgesteld, zonder afwijkingen, volgens een van de schema's bepaald in deel I, boek I, titel IV, hoofdstukken II en III van dit besluit en de tegelijk ermee neer te leggen stukken, gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 28, § 1;
2. de neerlegging langs elektronische weg van een andere jaarrekening dan bedoeld onder 1° en de tegelijk ermee neer te leggen stukken, gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 28, § 2;
3. de neerlegging op papier van een jaarrekening en de tegelijk ermee neer te leggen stukken, gebeurt overeenkomstig artikel 29. 

§ 1. De jaarrekening en de tegelijk ermee neer te leggen stukken, bedoeld in artikel 27, 1°, worden, wanneer ze langs elektronische weg worden neergelegd, opgemaakt in de vorm van een gestructureerd databestand dat voldoet:

• aan de rekenkundige en logische controles bedoeld in artikel 34, en
• aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van een gestructureerd databestand”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website en wordt door haar meegedeeld aan eenieder die er schriftelijk om vraagt.

§ 2. De jaarrekening en de tegelijk ermee neer te leggen stukken, bedoeld in artikel 27, 2°, worden, wanneer ze langs elektronische weg worden neergelegd, opgemaakt in de vorm van een bestand in het “Portable Document Format” (PDF)-formaat dat voldoet aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website en wordt door haar meegedeeld aan eenieder die er schriftelijk om vraagt.

De afdruk met zwarte inkt op wit A4-papier van het aangeboden bestand in PDF-formaat moet bovendien aan de volgende vormvoorwaarden voldoen:

1. rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten en bovenaan het eerste blad een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten;
2. bovenaan elk blad het ondernemingsnummer vermelden dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of stichting heeft toegekend;
3. geen handgeschreven gegevens bevatten;
4. een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen de gegevens en de achtergrond;
5. in het geval van een jaarrekening van een vereniging of stichting bedoeld in artikel 26, § 2, dezelfde voorstelling hebben als die van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank van België.

§ 3. De neerlegging van een jaarrekening langs elektronische weg gebeurt door de upload van een informaticabestand via de speciaal hiertoe voorziene toepassing op de website van de Nationale Bank van België. De toegang tot deze toepassing is enkel mogelijk door middel van een door de Nationale Bank van België erkend digitaal certificaat.

Elk document bedoeld in artikel 25 maakt het voorwerp uit van eenzelfde afzonderlijk geüpload informaticabestand. De neerlegging ervan langs elektronische weg moet bovendien voldoen aan alle technische voorwaarden vastgesteld door de Nationale Bank van België en opgenomen in het “Algemeen Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen”. Dit technisch Protocol wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld op haar website en wordt door haar meegedeeld aan eenieder die er schriftelijk om vraagt.

De jaarrekening en de tegelijk ermee neer te leggen stukken moeten, wanneer zij op papier worden neergelegd, voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. alleen met zwarte inkt gedrukt zijn op de voorzijde van witte of ivoorkleurige bladen van A4-formaat en van goede kwaliteit;
2. rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten en bovenaan het eerste blad een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten;
3. bovenaan elk blad het ondernemingsnummer vermelden dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of stichting heeft toegekend;
4. geen handgeschreven gegevens bevatten;
5. een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen de gegevens en de achtergrond;
6. op het eerste blad eigenhandig ondertekend zijn door een of meerdere personen die bevoegd zijn om de vereniging of de stichting tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars worden vermeld;
7. in het geval van een jaarrekening van een vereniging of stichting bedoeld in artikel 26, § 2, dezelfde voorstelling hebben als die van het model van jaarrekening opgesteld door de Nationale Bank van België.

De neerlegging op papier gebeurt door verzending naar de Nationale Bank van België of door afgifte aan haar loketten. Bij toezending met de post wordt op de omslag vermeld: “Nationale Bank van België – Neerlegging van jaarrekeningen”.

§ 1. De kosten voor de neerlegging van de in artikel 25 bedoelde documenten omvatten de openbaarmakingskosten bedoeld in § 2 en alle bijdragen, belastingen of kosten die krachtens andere wettelijke of reglementaire bepalingen tegelijk met voornoemde kosten moeten worden betaald.

§ 2. De kosten voor de openbaarmaking van de in artikel 25 bedoelde documenten, worden vastgesteld, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde, op:

• 55 EUR wanneer de documenten langs elektronische weg worden neergelegd in de vorm van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 28, § 1;
• 100 EUR wanneer de documenten langs elektronische weg worden neergelegd in de vorm van een PDF-bestand overeenkomstig artikel 28, § 2;
• 105 EUR wanneer de documenten op papier worden neergelegd overeenkomstig artikel 29.

De kosten voor de openbaarmaking van een in artikel 33 bedoelde verbetering worden vastgesteld op 55 EUR, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.

De in deze paragraaf bedoelde openbaarmakingskosten worden jaarlijks, op 1 januari, aangepast aan de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen volgens de volgende formule: het nieuwe bedrag is gelijk aan het basisbedrag bepaald in deze paragraaf vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer, met name het indexcijfer van de maand oktober van het jaar voordien, en gedeeld door het aanvangsindexcijfer, met name het indexcijfer van de maand april 2007. Het verkregen resultaat wordt afgerond op het hogere veelvoud van 10 eurocent. De aangepaste bedragen worden uiterlijk op 15 december van elk jaar in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt.

§ 3. De neerleggingskosten bedoeld in § 1 worden betaald:

1. hetzij door een girale betaling uitgevoerd volgens de voorwaarden en de technische modaliteiten die de Nationale Bank van België bepaalt en die op haar website ter beschikking worden gesteld;
2. hetzij in contanten, ingeval de in artikel 25 bedoelde documenten aan de loketten van de Nationale Bank van België worden aangeboden.

De Nationale Bank van België registreert de datum van ontvangst van de in artikel 25 bedoelde documenten.

De neerlegging van deze documenten wordt slechts door de Nationale Bank van België aanvaard als de bepalingen van de artikelen 24, tweede lid, 25, tweede lid en 26 tot 29 in acht werden genomen en als de neerleggingskosten bedoeld in artikel 30, § 1, overeenkomstig de bepalingen van artikel 30, § 2 en 3 betaald zijn.

Het feit dat de neerlegging van een voormeld document niet aanvaard werd door de Nationale Bank van België en de redenen die tot deze beslissing hebben geleid, worden binnen acht werkdagen na de datum van ontvangst van het betrokken document meegedeeld als volgt:

• wanneer het betrokken document langs elektronische weg werd aangeboden, kan de persoon die het niet-aanvaarde document heeft geüpload deze kennisgeving raadplegen in de toepassing bedoeld in artikel 28, § 3, eerste lid, gedurende maximum een maand na die upload;
• wanneer het betrokken document op papier werd aangeboden, wordt deze kennisgeving met gewone post verzonden naar de vereniging of stichting op wie het niet-aanvaarde document betrekking heeft, op het adres dat voor haar is opgenomen in het rechtspersonenregister, onderdeel van de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Wanneer de neerlegging van een in artikel 25 bedoeld document wordt aanvaard, neemt de Nationale Bank van België deze neerlegging op in het elektronisch register van aanvaarde jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen.

Binnen elf werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging, stuurt de Nationale Bank van België de mededeling van deze neerlegging:

• door toedoen van de Kruispuntbank van Ondernemingen, naar de griffie van de rechtbank van koophandel waar het dossier bedoeld in, naargelang het geval, de artikelen 26octies, § 1, 26novies, § 1, 31, § 1 en 51, § 1, van voormelde wet van 27 juni 1921 wordt gehouden;
• naar de vereniging of stichting op wie het document betrekking heeft.

De verbetering van een vergissing in een in artikel 25 bedoeld document, waarvan de neerlegging eerder door de Nationale Bank van België werd aanvaard, gebeurt door neerlegging, volgens de voorwaarden bepaald door artikel 27:

• van de volledige, behoorlijk verbeterde jaarrekening, wanneer de verbetering wordt neergelegd in de vorm van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 28, § 1;
• van de behoorlijk verbeterde bladen van de betrokken jaarrekening, voorafgegaan door, naargelang het geval, de in artikel 26, § 2, derde lid bedoelde sectie 1.1 van het model van jaarrekening dan wel het in artikel 26, § 3 bedoelde “Specifiek voorblad voor jaarrekeningen van verenigingen opgesteld volgens een afwijkend schema”, wanneer de verbetering wordt neergelegd in de vorm van een PDF-bestand overeenkomstig artikel 28, § 2, of op papier overeenkomstig artikel 29.

De vermelding “verbetering” wordt, naargelang het geval, opgenomen:

• in het gestructureerd databestand bedoeld in artikel 28, § 1;
• bovenaan, naargelang het geval, de sectie 1.1 dan wel het “Specifiek voorblad voor jaarrekeningen van verenigingen opgesteld volgens een afwijkend schema” van het PDF-bestand bedoeld in artikel 28, § 2;
• op het eerste blad van de jaarrekening neergelegd op papier overeenkomstig artikel 29.

De artikelen 31 en 32 zijn van toepassing op de hierboven bedoelde verbeterde neerlegging.

De Nationale Bank van België onderwerpt de neergelegde jaarrekening, opgesteld volgens de schema's bepaald in deel I, boek I, titel IV, hoofdstukken II en III, van dit besluit, aan rekenkundige en logische controles, met uitzondering van het document neergelegd ter verbetering van deze jaarrekening overeenkomstig artikel 33 en van de jaarrekening betreffende boekjaren die voorafgaan aan het laatste boekjaar waarvoor een jaarrekening werd neergelegd.

Deze rekenkundige en logische controles beogen de samenhang na te gaan van de bedragen betreffende het recentste boekjaar, voor de rubrieken die voorzien zijn van een code. Zij worden opgenomen in een lijst opgesteld door de Nationale Bank van België na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Deze lijst wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

De Nationale Bank van België zendt aan de vereniging of stichting op wie de jaarrekening betrekking heeft en, in voorkomend geval, aan haar commissaris, de lijst van de fouten die zij zou hebben vastgesteld, binnen vier maanden volgend op de datum van aanvaarding van de neerlegging van de jaarrekening, wanneer deze jaarrekening binnen de wettelijke termijnen werd neergelegd.

§ 1. De Nationale Bank van België stelt op haar website een afschrift beschikbaar, in de vorm van een bestand in het “Portable Document Format” (PDF)-formaat, van alle in artikel 25 bedoelde documenten die bij haar werden neergelegd tijdens het lopende en de vijf vorige kalenderjaren, volgens de voorwaarden die zij bepaalt en die op haar website worden bekendgemaakt.

§ 2. De Nationale Bank van België bezorgt op aanvraag een afschrift van alle in artikel 25 bedoelde documenten die bij haar werden neergelegd.

Wanneer de aanvraag betrekking heeft op alle neergelegde documenten, worden de afschriften bezorgd op cd-roms. Voor een jaarabonnement op voormelde cd-roms is het bedrag van 1500 euro, exclusief eventuele inningskosten en de belasting over de toegevoegde waarde, aan de Nationale Bank van België verschuldigd. Dit abonnement omvat de levering van de cd-roms waarop de gezamenlijke documenten zijn gereproduceerd die bij de Nationale Bank van België zijn neergelegd gedurende het kalenderjaar waarvoor het abonnement is genomen.

Wanneer de aanvraag betrekking heeft op een of meer documenten betreffende individueel aangeduide verenigingen of stichtingen, dan worden de afschriften bezorgd, naar keuze van de aanvrager:

1. ofwel op papier, afgedrukt op basis van de voormelde cd-roms. Per gedrukt blad is het bedrag van 0,25 euro, exclusief port, eventuele inningskosten en de belasting over de toegevoegde waarde, aan de Nationale Bank van België verschuldigd;
2. ofwel op een aan een elektronisch postbericht gehecht bestand in PDF-formaat. Per bestand is het bedrag van 5 euro, exclusief eventuele inningskosten en de belasting over de toegevoegde waarde, aan de Nationale Bank van België verschuldigd.

§ 3. Alleen de afschriften afgeleverd door de Nationale Bank van België gelden als bewijs van de neergelegde documenten.

§ 4. De Nationale Bank van België bezorgt aan de griffies van de rechtbanken van koophandel, onverwijld en kosteloos, een kopie van de in § 2, tweede lid bedoelde cd-roms.

De griffiers van de rechtbanken van koophandel zijn ervan vrijgesteld:

• een kopie van de documenten bedoeld in, naargelang het geval, artikel 26novies, § 1, tweede lid, 5°, artikel 31, § 3, vierde streepje en 51, § 2, vijfde streepje van voormelde wet van 27 juni 1921, zoals opgenomen op de cd-rom bedoeld in § 2, tweede lid toe te voegen aan het dossier gehouden op naam van de betrokken vereniging of stichting;
• aan de betrokken vereniging of stichting een bewijs van ontvangst van voormelde documenten af te leveren.

§ 5. Bij neerlegging langs elektronische weg van een gestructureerd databestand overeenkomstig artikel 28, § 1 wordt dit op het afgeleverde afschrift vermeld.

Bedragen van een jaarrekening die overeenkomstig artikel 24, derde lid in euro met twee decimalen wordt uitgedrukt, worden op de door de Nationale Bank van België afgeleverde afschriften afgerond in euro zonder decimalen.

Secties van het door de Nationale Bank van België opgestelde model van jaarrekening die zonder voorwerp zijn, worden niet opgenomen in de door de Nationale Bank van België verstrekte afschriften wanneer de betrokken jaarrekening overeenkomstig artikel 28, § 1, werd neergelegd.

De tekst van artikel 2 van het koninklijk besluit van 16 juni 1994 tot vaststelling van de bijdrage van de ondernemingen in de werkingskosten van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen wordt vervangen als volgt:
(...)

§ 1. Elke vereniging of stichting die bestaat op het ogenblik waarop onderhavig besluit van kracht wordt, past de hierna vastgestelde regels toe om omzichtig, oprecht en te goeder trouw de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen te verrichten die nodig zijn om de openingsbalans van het boekjaar op te stellen op de eerste dag van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van onderhavig besluit gelden.

Dit artikel is op analoge wijze van toepassing op alle verenigingen en stichtingen die, aan het begin van het boekjaar over een vermogen beschikkend, ertoe gehouden zijn, in toepassing van artikel 17, § 3 respectievelijk artikel 37, § 3 of 53, § 3 van de wet van 27 juni 1921, of die beslissen, in toepassing van artikel 15 van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen, om voor de eerste maal de bepalingen van dit besluit toe te passen.

§ 2. Als de vereniging of stichting, naar de mening van haar raad van bestuur, die wordt vermeld in de toelichting bij de jaarrekening, al een boekhouding voert die ten minste overeenstemt met deze die onderhavig besluit vereist, stemt de openingsbalans van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van onderhavig besluit gelden, overeen met de afsluitingsbalans van het vorige boekjaar.

Indien een vereniging of stichting waarderingsregels toepast die niet overeenstemmen met de regels die onderhavig besluit oplegt, moet ze deze regels aanpassen.

De vermelding van deze aanpassing in de toelichting wordt vervolledigd met een inschatting van de gevolgen ervan.

§ 3. Als de vereniging of stichting, naar de mening van haar raad van bestuur, geen boekhouding voert die ten minste overeenstemt met deze die onderhavig besluit vereist, worden de bestanddelen van de activa voor de redactie van de openingsbalans van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van onderhavig besluit gelden, gewaardeerd tegen de marktwaarde of, bij ontstentenis van werkelijke waarde, tegen de gebruikswaarde die ze op dat ogenblik hebben.

Bij ontstentenis van betrouwbare marktwaarde of gebruikswaarde, worden de activa in de toelichting bij de jaarrekening opgenomen, aangevuld met de vermelding dat er geen betrouwbare marktwaarde of gebruikswaarde aan kan worden gekoppeld.

Onderhavig besluit treedt in werking op dezelfde dag als de bepalingen van de wet waarvan het de uitvoering verzekert.

Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.