COMMISSIE VOOR BOEKHOUDKUNDIGE NORMEN

CBN-advies 2011/8 - Verslaggeving bij ontbinding en vereffening

Advies van 6 april 2011

Aan de Commissie werd de vraag gesteld welke verslaggevingsverplichtingen moeten worden nageleefd bij de ontbinding (invereffeningstelling) van een vennootschap, gedurende de vereffening en bij de sluiting van de vereffening. 

Ontbinding (invereffeningstelling)

Vrijwillige ontbinding

De beslissing tot ontbinding van een rechtspersoon kan louter vrijwillig zijn. Overeenkomstig artikel 181 Wetboek van Vennootschappen1  (hierna: W.Venn.) wordt het voorstel tot vrijwillige ontbinding van een vennootschap2  toegelicht in een verslag dat door het bestuursorgaan wordt opgemaakt en dat vermeld wordt in de agenda van de algemene vergadering die zich over de ontbinding moet uitspreken.

Bij dat verslag wordt een staat van activa en passiva gevoegd, die niet meer dan drie maanden voordien is vastgesteld. Voornoemde staat wordt opgesteld conform de waarderingsregels vastgesteld in het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschapen (hierna: KB W.Venn.).

Artikel 28, § 2 KB W.Venn. bepaalt inzonderheid dat indien de vennootschap besluit haar bedrijf stop te zetten de waarderingsregels dienovereenkomstig aangepast moeten worden3 . In het bijzonder geldt het volgende :

1. de oprichtingskosten moeten volledig worden afgeschreven;
2. voor de vaste en de vlottende activa moet zo nodig tot aanvullende afschrijvingen of waardeverminderingen worden overgegaan om de boekwaarde terug te brengen tot de vermoedelijke realisatiewaarde;
3. een voorziening moet worden gevormd voor de kosten die verbonden zijn aan de beëindiging van de werkzaamheden, inzonderheid voor de aan het personeel uit te keren vergoedingen.

De commissaris of, bij zijn ontstentenis, een bedrijfsrevisor of een externe accountant die door het bestuursorgaan wordt aangewezen, brengt over deze staat verslag uit en vermeldt inzonderheid of daarin de toestand van de vennootschap op volledige, getrouwe en juiste wijze is weergegeven4 .

Hoewel hiervoor geen expliciete wettelijke verplichting bestaat, is de Commissie van oordeel dat, teneinde de respectievelijke verantwoordelijkheid van bestuurders en vereffenaars duidelijk te onderscheiden en om aan beiden de gewenste kwijting te kunnen verlenen, het hoogst aangewezen is bij de aanvang van de vereffening een afrekening op te stellen voor de "normale werkingsperiode" van de onderneming. 

Om deze afrekening aan derden tegenwerpelijk te maken lijkt het aangewezen dat het bestuursorgaan van de betrokken vennootschap een balans, een resultatenrekening en een toelichting opmaakt voor het gedeelte van het boekjaar dat met de ontbinding van de vennootschap eindigt5  en deze in de vorm van een jaarrekening opgestelde stukken ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering en openbaar maakt, zulks overeenkomstig de regels die gelden voor het opstellen en openbaar maken van de jaarrekening van de betrokken vennootschapvorm. 

Gerechtelijke ontbinding van niet meer actieve vennootschappen

De rechtbank kan op vraag van iedere belanghebbende of van het openbaar ministerie de ontbinding uitspreken van een vennootschap die gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen overeenkomstig de artikelen 98 en 100 W.Venn., tenzij een regularisatie van de toestand mogelijk is6  en plaatsvindt vooraleer uitspraak wordt gedaan over de grond van de zaak7 .

De vordering tot ontbinding kan worden ingesteld na het verstrijken van een termijn van zeven maanden te rekenen vanaf de datum van het afsluiten van het derde boekjaar8 . 

Nadat de vordering tot gerechtelijke ontbinding is ingesteld, kan de gedagvaarde vennootschap de toestand nog regulariseren door voor alle betrokken boekjaren effectief een jaarrekening neer te leggen. Het volstaat naar het oordeel van de Commissie niet dat één jaarrekening wordt neergelegd om de gerechtelijke ontbinding alsnog te verhinderen9 . 

Artikel 182 W.Venn. vereist niet dat de neergelegde jaarrekeningen de juiste financiële toestand van de vennootschap zouden weergeven, opdat deze in aanmerking zouden kunnen worden genomen om de ontbinding te verhinderen10 . De Commissie wenst er evenwel op te wijzen dat indien de jaarrekening niet de juiste financiële toestand van de vennootschap weergeeft, het bestuursorgaan aansprakelijk en strafbaar is.

De rechtbank kan hetzij de onmiddellijke afsluiting van de vereffening uitspreken, hetzij de vereffeningswijze bepalen en een of meer vereffenaars aanwijzen. Wanneer de vereffening is beëindigd, brengt de vereffenaar verslag uit aan de rechtbank en legt, in voorkomend geval, aan de rechtbank een overzicht voor van de waarden van de vennootschap en van het gebruik ervan. De rechtbank spreekt de afsluiting van de vereffening uit11 .

Vereffening

De vereffenaars zenden in de zesde en de twaalfde maand van het eerste vereffeningsjaar een omstandige staat van de toestand van de vereffening over aan de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waarin de vennootschap haar zetel heeft. Die omstandige staat, die onder meer de ontvangsten, de uitgaven en de uitkeringen vermeldt en die wat nog moet worden vereffend, aangeeft, wordt bij het vereffeningsdossier gevoegd. Vanaf het tweede jaar van de vereffening wordt die omstandige staat slechts om het jaar aan de griffie overgezonden en bij het vereffeningsdossier gevoegd12 .

De vereffenaars moeten daarnaast ook jaarlijks een jaarrekening opstellen overeenkomstig artikel 92 W.Venn. en deze jaarrekening voorleggen aan de algemene vergadering met vermelding van de redenen waarom de vereffening niet kon worden voltooid13 . 

Deze jaarlijkse verslaggeving wordt opgelegd teneinde te vermijden dat de vereffeningsverrichtingen al te zeer zouden aanslepen en is louter informatief. De algemene vergadering wordt niet bijeengeroepen om de jaarrekening te behandelen, ze goed of af te keuren of op grond ervan kwijting te verlenen aan de vereffenaars14 . Het is immers pas na afloop van de vereffening dat de algemene vergadering zich zal uitspreken over de wijze waarop de vereffenaars hun taak hebben vervuld en dat over de kwijting wordt gestemd.

Niettemin voorziet artikel 193 W.Venn. - in het belang van derden - dat deze jaarrekening, opgesteld overeenkomstig het KB W.Venn.15 ,  moet worden openbaargemaakt. Ze moet, samen met de inventaris, neergelegd worden bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen na de datum van de vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar16 .

In dit verband wenst de Commissie aan te stippen dat in de hypothese waarin de ontbinding (invereffeningstelling) plaatsvindt in de loop van het boekjaar, de eerste door de vereffenaars opgestelde jaarrekening zal lopen over de periode vanaf de ontbinding (invereffeningstelling) tot de statutair bepaalde datum van afsluiting van het boekjaar17 . De invereffeningstelling wijzigt immers niet de statuten van de betrokken vennootschap. 

Afsluiting van de vereffening

Vooraleer de vereffening wordt afgesloten, dienen de vereffenaars het plan voor de verdeling van de activa onder de verschillende schuldeisers voor akkoord voor te leggen aan de rechtbank van koophandel van het arrondissement waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft18 .

Na afloop van de vereffening en ten minste één maand voor de algemene vergadering, leggen de vereffenaars op de zetel van de vennootschap de rekeningen neer, samen met de stukken tot staving. Deze documenten worden gecontroleerd door de commissaris. Bij ontstentenis van een commissaris, beschikken de vennoten over een individueel onderzoeksrecht, waarbij zij zich kunnen laten bijstaan door een bedrijfsrevisor of een externe accountant19 .

De Commissie is van oordeel dat onder de term ‘rekeningen’ ook de jaarrekening van dat boekjaar dient begrepen te worden. Deze jaarrekening dient evenwel niet meer openbaar gemaakt te worden bij de Nationale Bank van België, aangezien de verplichting tot openbaarmaking overeenkomstig artikel 193 W.Venn. enkel bestaat zolang de vereffening niet kon worden voltooid. 

De afsluiting van de vereffening wordt bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad20 .

Dit advies vervangt advies 110/6 Openbaarmaking van de jaarrekening van vennootschappen in vereffening (artikel 187 Venn.W.) en advies 110/7 Verslaggeving bij invereffeningstelling.

 

• 1Wet van 7 mei 1999 houdende het Wetboek van Vennootschappen, BS 6 augustus 1999.
• 2Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, commanditaire vennootschap op aandelen, besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, Europese vennootschap, Europese coöperatieve vennootschap) of naamloze vennootschap.
• 3Het bestuursorgaan kan verantwoorden dat artikel 28, § 2 KB W.Venn. niet wordt toegepast op het geheel of een deel van de boekhoudposten. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn als bepaalde onderdelen van de activiteiten nog zouden worden voortgezet gedurende verschillende jaren. Het bestuursorgaan zou ook kunnen verantwoorden dat geen enkele correctie wordt aangebracht op grond van artikel 28, § 2 KB W.Venn. als de reële mogelijkheid bestaat dat de ontbinding tot geen gehele of gedeeltelijke economische discontinuïteit van de activiteit zal leiden, omdat ernstige vooruitzichten bestaan van overdracht van het geheel of een deel van de exploitatie aan een andere onderneming die de exploitatie zal voortzetten. Deze afwijking van artikel 28, § 2 KB W.Venn. moet uiteraard verantwoord worden in de toelichting.
• 4Artikel 181, § 1, derde lid W.Venn.
• 5Hiermee wordt de datum bedoeld van de authentieke akte tot ontbinding van de vennootschap.
• 6De toestand kan dus enkel geregulariseerd worden indien het bestuursorgaan de jaarrekeningen opmaakt en de algemene vergadering deze goedkeurt.
• 7Artikel 182, § 1 W.Venn. De regularisatie kan ook nog tijdens de procedure in hoger beroep gebeuren (Cass. 23 maart 2006, TRV 2006, 417, met noot M. VANMEENEN).
• 8Artikel 182, § 2 W.Venn. Deze termijn van zeven maanden is dezelfde als deze in artikel 98 W.Venn.
• 9Cf. Brussel 30 januari 2001, RW 2002-2003, 188.
• 10Brussel 25 april 2002, RPS 2003, 293, met noot W. DERIJCKE..
• 11Artikel 182, § 3 W.Venn.
• 12Artikel 189bis W.Venn.
• 13Artikel 193, eerste lid W.Venn.
• 14Ter staving van deze stelling kan bovendien worden aangevoerd dat de wetgever in artikel 193 W.Venn. wel naar artikel 92 W.Venn. verwijst, doch niet naar de artikelen 284, 411 of 554 W.Venn. Deze artikelen regelen de machten en bevoegdheden van de algemene vergadering van niet in vereffening gestelde vennootschappen en draagt haar meer in het bijzonder op de jaarrekening te behandelen, met het oog op haar goed- of afkeuring.
• 15Artikel 28, § 2 KB W.Venn. dient door de vereffenaars te worden nageleefd (zie ook advies 160/1 “Toepassing van artikel 40 van het koninklijk besluit van 8 oktober 1976 op de jaarrekening van de ondernemingen”, Bulletin CBN, nr. 25, juni 1990, 25-27).
• 16Artikel 193, tweede lid W.Venn.
• 17Indien de vereffening in het jaar van de ontbinding reeds definitief wordt afgesloten, dient de jaarrekening niet meer openbaar gemaakt te worden bij de Nationale Bank van België (cf. infra).
• 18Artikel 190, § 1, derde lid W.Venn.
• 19Artikel 194 W.Venn.
• 20Artikel 195, § 1, eerste lid juncto artikel 73 W.Venn.