COMMISSIE VOOR BOEKHOUDKUNDIGE NORMEN

CBN-advies 2020/09 – Vermelding in de jaarrekening van de gegevens van de bestuurders en de commissaris

Advies van 8 juli 20201

Inleiding

Aan de Commissie werd een vraag gesteld over de in de jaarrekening te verstrekken informatie (d.i. de naam, voornaam, beroep en woonplaats2 ) over de bestuurders3 . Concreet werd er gevraagd welke bestuurders moeten worden vermeld in de jaarrekening wanneer de samenstelling van het bestuursorgaan gewijzigd wordt (1) tussen de aanvangsdatum en de afsluitdatum van het boekjaar, (2) tussen de afsluitdatum van het boekjaar en de datum van de vaststelling van de jaarrekening en (3) na de datum van de vaststelling van de jaarrekening. 

De Commissie beperkt deze analyse tot vennootschappen, verenigingen en stichtingen die een dubbele boekhouding voeren. In dit advies behandelt de Commissie eveneens de wijziging van commissaris tussen de aanvangsdatum van het boekjaar of de datum van afsluiting van het boekjaar en de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering. 

Gegevens van de leden van het bestuursorgaan en de commissaris in de jaarrekening van vennootschappen die een dubbele boekhouding voeren

Artikel 3:12, § 1, 1° WVV bepaalt dat binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar, een stuk met de gegevens van de leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, van de commissaris in functie, door het bestuursorgaan moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België4 .

De wetgever heeft een definitie gegeven van het begrip “lid van het bestuursorgaan en commissaris in functie”5 , die tot tweemaal toe bevestigd werd in parlementaire vragen6 . Onder “lid van het bestuursorgaan en commissaris in functie” wordt verstaan: de bestuurders en commissarissen in functie op het ogenblik dat de jaarrekening door het bestuursorgaan ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering7 .

Deze definitie kan verder verduidelijkt worden. Na de vaststelling van de jaarrekening leggen de bestuurders de jaarrekening immers ongewijzigd ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Bijgevolg meent de Commissie dat de bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten worden opgenomen in de jaarrekening. De commissaris die moet worden vermeld in de jaarrekening is degene die het controleverslag opgesteld en getekend heeft. Dit verslag wordt bij de jaarrekening gevoegd die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

In onderhavig advies maakt de Commissie een onderscheid tussen de verschillende periodes waarbinnen de samenstelling van het bestuursorgaan kan worden gewijzigd. De Commissie behandelt deze kwestie op dezelfde manier voor de commissaris. 

Gegevens van de leden van het bestuursorgaan 

De Commissie is van oordeel dat de bestuursvorm (klassiek (monistisch)8  of duaal9 ) bepaalt welke bestuurders van vennootschappen in de jaarrekening moeten worden vermeld.

Klassiek of monistisch bestuur

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan tussen de aanvangsdatum van het boekjaar en de datum van afsluiting van het boekjaar

Volgens de definitie van ‘bestuurders in functie’, moeten de bestuurders die ontslag namen tussen de aanvangsdatum en de datum van afsluiting van het boekjaar niet worden vermeld in de jaarrekening, vermits zij niet meer in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening. 

Sedert een aantal jaren is het een courante praktijk geworden om de gegevens van ontslagnemende bestuurders op te nemen in de jaarrekening (met vermelding van de aanvangs- en einddatum van hun mandaat), ook al droegen zij niet bij aan de vaststelling van de jaarrekening. Deze praktijk vergemakkelijkt het bepalen van hun aansprakelijkheid voor de fouten begaan in de uitoefening van hun opdracht. Maar dit is geen wettelijke verplichting10 .

Voorbeeld 1
De heer A is bestuurder van een vennootschap. Deze bestuurder heeft tijdens boekjaar dat samenvalt met het kalenderjaar 2020 ontslag genomen (op 20 december 2020). Het boekjaar wordt afgesloten op 31 december 2020. Op het moment van de vaststelling van de jaarrekening (25 januari 2021) is deze bestuurder niet meer in functie en moet hij daarom niet worden vermeld aangezien hij niet de auteur is van de jaarrekening van de vennootschap. 

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan tussen de datum van afsluiting van het boekjaar en vóór de datum van de vaststelling van de jaarrekening

Een bestuurder die benoemd is tussen de afsluiting van het boekjaar en vóór de datum van de vaststelling van de jaarrekening, moet worden vermeld in de jaarrekening. Deze is immers bestuurder11  op de datum waarop de jaarrekening wordt vastgesteld en ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

De Commissie is van oordeel dat de bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten worden opgenomen in de jaarrekening.

Voorbeeld 2
Mevrouw X werd op 5 januari 2020 benoemd tot bestuurder. Het boekjaar werd afgesloten op 31 december 2019. De jaarrekening werd door het bestuursorgaan vastgesteld op 25 januari 2020. Mevrouw X dient vermeld te worden in de jaarrekening aangezien ze in functie was op het moment van de vaststelling van de jaarrekening.

Hoewel ze nog geen bestuurder was in boekjaar 2019, is ze wel aansprakelijk voor de aan de algemene vergadering voorgelegde jaarrekening. Ze kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten begaan door het bestuursorgaan tijdens het boekjaar 2019 aangezien ze tijdens boekjaar 2019 nog geen bestuurder was. 

In dit voorbeeld was mevrouw X bestuurder gedurende slechts een deel van de periode tussen de afsluitdatum van het boekjaar en de datum van vaststelling van de jaarrekening. Voor deze bestuurders kan het nuttig zijn de begindatum te vermelden van de uitoefening van hun mandaat. Volgens de Minister van Justitie is dit slechts een mogelijkheid en geen verplichting12 .

Na de vaststelling van de jaarrekening overleden bestuurders die evenwel nog in functie waren op moment van de vaststelling van de jaarrekening en zodoende hiertoe bijdroegen moeten worden vermeld in de jaarrekening.

Overleden bestuurders of bestuurders die reeds ontslag namen vóór de vaststelling van de jaarrekening (en die dus niet hebben deelgenomen aan de goedkeuring van de jaarrekening) moeten echter niet in de jaarrekening worden vermeld. Zij zijn immers niet degene die de jaarrekening van de vennootschap hebben opgemaakt en zijn bijgevolg ook niet aansprakelijk voor de jaarrekening die aan de algemene vergadering ter goedkeuring werd voorgelegd.

Voorbeeld 3
De heer Y nam op 12 april 2020 ontslag als bestuurder. De jaarrekening werd vastgesteld op 20 mei 2020. De heer Y moet niet in de jaarrekening worden vermeld aangezien hij niet heeft bijgedragen aan de vaststelling van de jaarrekening. 

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan na de vaststelling van de jaarrekening

De bestuurders die door de algemene vergadering nieuw aangesteld zijn na de vaststelling van de jaarrekening, moeten niet worden vermeld in de jaarrekening13 .

Voorbeeld 4 
Mevrouw Z werd op 2 juni 2020 als bestuurder aangesteld. De jaarrekening werd vastgesteld op 20 mei 2020. Mevrouw Z moet bijgevolg niet worden vermeld in de jaarrekening. 

Duaal bestuur

Het WVV maakt het voor naamloze vennootschappen mogelijk een duaal bestuur14  te vormen. Het bestuursorgaan wordt hierbij gesplitst in een raad van toezicht en een directieraad. De bevoegdheden die in een monistisch systeem door het WVV specifiek worden voorbehouden aan het bestuursorgaan worden bij een duaal bestuur toegewezen aan de raad van toezicht15 .

De vaststelling van de jaarrekening behoort tot één van de opdrachten die exclusief aan de raad van toezicht worden voorbehouden. Deze raad van toezicht kan echter wel de voorbereiding en de uitvoering van de vaststelling van de jaarrekening aan de directieraad delegeren, maar blijft aansprakelijk voor de vaststelling van de jaarrekening16 .

Aangezien de vaststelling van de jaarrekening uitsluitend tot de opdracht van de raad van toezicht behoort, meent de Commissie dat enkel de leden van de raad van toezicht in de jaarrekening moeten worden vermeld. In het geval dat de raad van toezicht deze bevoegdheid delegeert aan de directieraad, blijft de raad van toezicht hier in ieder geval voor aansprakelijk.

De in punt II.A.1 uiteengezette werkwijze is, mutatis mutandis, van toepassing op de leden van de raad van toezicht.

Gecoöpteerde bestuurders

Het kan voorkomen dat er om uiteenlopende redenen een einde komt aan het mandaat van een bestuurder: overlijden, opzegging door de algemene vergadering, ontslagneming.

Om de inactiviteit van het bestuursorgaan te vermijden17 , kan deze18 , behalve wanneer dit door de statuten uitgesloten wordt, een nieuwe bestuurder coöpteren voor de open positie van bestuurder.

De Commissie is van oordeel dat, indien deze nieuwe bestuurder in functie is op het ogenblik van de vaststelling van de jaarrekening, deze moet worden vermeld in de jaarrekening, ongeacht of deze benoeming bevestigd werd door de algemene vergadering.

De Commissie verwijst bijgevolg naar de in punt II.A uiteengezette werkwijze.

Gegevens van de commissaris

Hetgeen is uiteengezet onder punt II.A geldt, mutatis mutandis, ook voor de commissaris.

Gegevens van de bestuurders en de commissaris in de jaarrekening van VZW’s, IVZW’s en stichtingen die een dubbele boekhouding voeren

De artikelen die van toepassing zijn op VZW’s19 , IVZW’s20  en stichtingen21  bepalen eveneens dat het de bestuurders en commissaris in functie zijn die moeten worden vermeld in de jaarrekening.

Bijgevolg verwijst de Commissie naar wat hierboven in punt II.A.1 werd uiteengezet22 .

• 1Onderhavig advies is tot stand gekomen nadat een ontwerpadvies op 6 maart 2020 ter publieke consultatie werd gepubliceerd op de website van de CBN.
• 2Artikel 2:54 WVV bepaalt dat elk lid van een bestuursorgaan of dagelijks bestuurder keuze van woonplaats kan doen op de zetel van de rechtspersoon, maar enkel voor wat betreft alle materies die aan de uitoefening van zijn mandaat raken. Zo hoeven zij hun privéadres niet bekend te maken. Om aan derden te kunnen worden tegengeworpen, moet deze woonplaatskeuze worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad overeenkomstig artikel 2:18 WVV. De in de jaarrekening te vermelden gegevens van de bestuurders zijn de gegevens op datum van neerlegging van de jaarrekening van de bestuurders in functie.
• 3Artikel 3:12, § 1, 1° en § 2 WVV.
• 4Deze informatie wordt reeds in de jaarrekening vermeld en hoeft niet te worden herhaald in een afzonderlijk document (artikel 3:12, § 2 WVV).
• 5Ontwerp van wet betreffende de openbaarmaking van de akten van handelsvennootschappen en van burgerlijke vennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen / Ontwerp van wet betreffende de openbaarmaking van de jaarrekening van de handelsvennootschappen en van de vennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen, Aanvullend verslag, Parl. St., Senaat, 1977-1978, nr.131/5, 3.
• 6Parlementaire vraag nr. 575 van de heer Van Parys van 18 februari 1994, Vr. en Antw., Kamer, 1993-1994, nr.109, p. 11332; Parlementaire vraag nr. 420 van de heer Simonet van 26 november 1996, Vr. en Antw., Kamer, 1996-1997, nr.75, 10181.
• 7Parl. St., Senaat, 1977-1978, nr.131/5, 3. Parlementaire vraag nr. 575 van de heer Van Parys van 18 februari 1994, Vr. en Antw., Kamer, 1993-1994, nr.109, p. 11332; Parlementaire vraag nr. 420 van de heer Simonet van 26 november 1996, Vr. en Antw., Kamer, 1996-1997, nr.75, 10181.
• 8Artikel 5:70 e.v. (BV’s) WVV; artikel 6:58 e.v. (CV’s) WVV; artikel 7:85 tot 7:103 (NV’s) WVV. Het bestuursorgaan kan bestaan uit één of meerdere bestuurders. In het geval het bestuursorgaan bestaat uit één bestuurder, moet voor deze enige bestuurder de in punt A.1 uiteengezette werkwijze worden toegepast. In een genoteerde NV of wanneer een wettelijke bepaling een collegiaal bestuur vereist, mag het bestuursorgaan bestaan uit één bestuurder. Deze enige bestuurder moet echter een NV zijn met collegiaal bestuur (artikel 7:101 WVV). Bijgevolg moet de werkwijze uiteengezet in A.1 of A.2 worden toegepast naargelang deze NV, die de enige bestuurder is, gekozen heeft voor een monistisch of een duaal bestuur.
• 9Deze vorm van bestuur is enkel mogelijk bij NV’s (zie artikelen 7:104 tot 7:120 WVV). Deze vorm houdt in dat de bestuursbevoegdheden die in een monistisch bestuur worden uitgevoerd door het bestuursorgaan, worden verdeeld onder een raad van toezicht en een directieraad. Uitsluitend de raad van toezicht is bevoegd om alle handelingen te verrichten die in de monistische bestuursvorm exclusief worden voorbehouden aan het bestuursorgaan. De directieraad neemt alle bestuursbevoegdheden op die niet worden voorbehouden aan de raad van toezicht.
• 10Met betrekking tot de tegenstelbaarheid aan derden: opdat het ontslag of de benoeming aan derden zou kunnen worden tegengeworpen, moeten deze worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (artikel 2:18 WVV). De Commissie herinnert eraan dat het hier enkel gaat om de tegenstelbaarheid aan derden. Indien een bestuurder in functie deelneemt aan de vaststelling van de jaarrekening moet zijn naam worden vermeld in de jaarrekening, zelfs al werd zijn benoeming nog niet gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
• 11Deze bestuurder is aansprakelijk voor de jaarrekening die aan de algemene vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd.
• 12Vr. en Antw., Kamer, 1996-1997, nr.75, 10181.
• 13Parl. St., Senaat, 1977-1978, nr.131/5, 3; Vr. en Antw., Kamer, 1993-1994, nr.109, 11333.
• 14Artikel 7:104 e.v. WVV.
• 15“Naast het toezicht op de directieraad, is de raad van toezicht exclusief bevoegd voor alle materies die, in een monistisch systeem, uitsluitend aan de raad van bestuur toekomen, in voorkomend geval na machting door de algemene vergadering: het gaat vooral om bijeenroeping van de algemene vergadering en bepaling van haar agenda, de vaststelling van de jaarrekening, de opstelling van het jaarverslag, het gebruik van het toegestane kapitaal (ook in het kader van een openbaar overnameaanbod), in- en verkoop van eigen aandelen en financiële steunverlening, opstelling van de wettelijk voorgeschreven verslagen bij kapitaalbewegingen en bij herstructureringen”, Parl. St., Kamer, 2017-2018, nr. 54-3119/001, 238; artikel 7:109, § 1 WVV: “De raad van toezicht is bevoegd voor het algemeen beleid en de strategie van de vennootschap en voor alle handelingen die op grond van andere bepalingen van het wetboek specifiek aan de raad van bestuur zoals bedoeld in afdeling 1 zijn voorbehouden. […]”.
• 16Parl. St., Kamer, 2017-2018, nr. 54-3119/001, 238.
• 17NV’s moeten bestaan uit minstens drie bestuurders (artikel 7:85, § 1, eerste lid WVV), behalve wanneer de vennootschap minder dan drie aandeelhouders telt. In dit geval kan het bestuursorgaan bestaan uit twee bestuurders (artikel 7:85, § 1, tweede lid WVV).
• 18Normaal gezien valt de benoeming van bestuurders onder de bevoegdheid van de algemene vergadering.
• 19Artikel 3:47, § 7, tweede lid, 1° WVV.
• 20Artikel 3:47, § 7, tweede lid, 1° WVV.
• 21Artikel 3:51, § 7, tweede lid, 1° WVV.
• 22VZW’s, IVZW’s en stichtingen voeren een klassiek of monistisch bestuur.