COMMISSIE VOOR BOEKHOUDKUNDIGE NORMEN

CBN-advies 2020/08 – Mogelijkheid tot uitstel van de gewone algemene vergadering en van de neerlegging van de jaarrekening (vennootschappen)

Ontwerpadvies van 8 juli 20201

Inleiding

Naar aanleiding van de publicatie van Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie2 (hierna: KB nr. 4), wenst de Commissie in te gaan op bepaalde bepalingen die hierin zijn opgenomen.

Hoewel het toepassingsgebied ratione materiae en ratione personae van KB nr. 4 relatief uitgebreid is, beperkt de Commissie onderhavig advies tot de maatregelen inzake de goedkeuring en de neerlegging van de jaarrekening en geconsolideerde jaarrekening van vennootschappen. Hiermee worden enkel de vennootschappen bedoeld die onderworpen zijn aan de neerleggings- en publicatieplicht van de jaarrekening, waardoor de maatschap hier wordt uitgesloten3.

Goedkeuring van de jaarrekening

Krachtens KB nr. 4 kan het bestuursorgaan van vennootschappen overgaan tot uitstel naar een later tijdstip van de gewone algemene vergadering die, met het oog op de goedkeuring van de jaarrekening, moet of had moeten worden gehouden tussen 1 maart en 30 juni 2020 maar die niet kan of kon worden gehouden4.

Dit uitstel is eveneens toegestaan indien de vergadering reeds werd of reeds had moeten worden bijeengeroepen binnen bovenvermeld tijdsbestek. In dit geval is het van geen belang dat de vergadering wordt of zou worden gehouden na 30 juni 20205

Indien het bestuursorgaan van de betrokken vennootschap gebruik maakt van deze mogelijkheid, wordt de termijn van zes maanden, te tellen vanaf de datum van afsluiting van het boekjaar waarbinnen de jaarrekening moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders6, met tien weken verlengd7. Bijgevolg is 8 september 2020 de uiterste datum voor het houden van deze vergadering, d.i. tien weken na 30 juni 2020.

Hetzelfde geldt voor de geconsolideerde jaarrekening8. De Commissie wenst eraan te herinneren dat de geconsolideerde jaarrekening immers ter beschikking moet worden gesteld van de aandeelhouders van de consoliderende vennootschap onder dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijnen als de jaarrekening9.

De Commissie stelt vast dat de door KB nr. 4 verleende verlengingen in overeenstemming zijn met de Boekhoudrichtlijn10, dat bepaalt dat de jaarrekening binnen de 12 maanden na balansdatum openbaar moet worden gemaakt.  

Conform artikel 7, § 3 KB nr. 4, kunnen de volgende algemene vergaderingen niet worden uitgesteld:

  • de vergaderingen bijeengeroepen wanneer het nettoactief negatief dreigt te worden of is11;
  • de vergaderingen bijeengeroepen door of op verzoek van de commissaris;
  • de vergaderingen bijeengeroepen op verzoek van aandeelhouders of leden overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.  

Deze vergaderingen kunnen wel worden gehouden overeenkomstig de modaliteiten die artikel 6 van het KB nr. 4 voorschrijft.

De Commissie acht het in dit verband opportuun om artikel 2:52 WVV in herinnering te brengen dat duidelijk stelt dat, wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen, het bestuursorgaan moet beraadslagen over de maatregelen die moeten worden genomen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van twaalf maanden te vrijwaren.

Neerlegging van de jaarrekening

Het uitstel van de algemene vergadering heeft tot gevolg dat ook de termijn van 30 dagen volgend op de datum van goedkeuring waarbinnen de jaarrekening moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België (hierna: NBB) mee zal verschuiven12.

Bovendien wordt de maximale termijn van zeven maanden, te tellen vanaf de datum van afsluiting van het boekjaar, waarbinnen de neerlegging van de jaarrekening moet gebeuren bij de NBB, alsook de neerlegging van alle andere documenten die tegelijk met deze jaarrekening moeten worden neergelegd13,14,15, bij gebrek aan een algemene vergadering eveneens verlengd met tien weken. Hierdoor wordt de uiterste datum van neerlegging vastgesteld op 9 oktober 202016 voor de vennootschappen waarvan het boekjaar eindigt op 31 december 2019.

Laattijdige neerlegging

De Commissie wenst overigens te benadrukken dat deze uitstelmaatregelen gevolgen hebben voor de aansprakelijkheid van het bestuursorgaan van de vennootschap indien de jaarrekening niet tijdig aan de algemene vergadering is voorgelegd17 of indien deze jaarrekening niet tijdig werd neergelegd18, alsook de stukken die eraan moeten worden toegevoegd19. Aangezien er een vergelijkbare aansprakelijkheid verbonden is aan het overschrijden van de termijn van zes maanden zoals bepaald in artikel 3:1, § 1, tweede lid WVV of van zeven maanden na afsluiting van het boekjaar zoals bepaald in artikelen 3:10, tweede lid en 3:12, § 1 WVV, kan het bestuursorgaan enkel aansprakelijk worden gesteld na het verstrijken van de rechtsgeldig verlengde termijnen.

Op grond van het uitstel dat is verleend voor de neerlegging van de jaarrekening, is de bijdrage zoals bepaald in artikel 3:13, derde tot zesde lid WVV die bedoeld is om laattijdige neerleggingen te bestraffen, slechts verschuldigd, behalve in geval van overmacht, vanaf 10 november 202020 voor de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2019.

Voorbeeld

Neem bij wijze van voorbeeld een vennootschap die op 31 december haar boekjaar afsluit. De gewone algemene vergadering die gehouden wordt ter goedkeuring van de jaarrekening van 2019 zou volgens de statuten van de vennootschap normaal gezien plaatsvinden op 20 juni 2020. De bestuurders van de vennootschap moeten de jaarrekening bij de NBB neerleggen dertig dagen na goedkeuring ervan, d.i. op 20 juli 2020. Gelet op de verlenging zoals bepaald in het KB nr. 4, moet de jaarrekening uiterlijk tijdens de gewone algemene vergadering van 8 september 2020 (d.i. tien weken na afloop van de termijn van zes maanden voor de goedkeuring van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 3:1, § 1, tweede lid WVV) ter goedkeuring worden voorgelegd, terwijl de uiterste datum van neerlegging van de jaarrekening bij de NBB wordt verschoven naar 8 oktober 2020 (d.i. dertig dagen na de datum van goedkeuring van de jaarrekening tijdens de algemene vergadering indien deze werd uitgesteld tot 8 september) of ten laatste 9 oktober 2020 (d.i. zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar, uitgesteld met tien weken). De bijdrage voor laattijdige neerlegging is verschuldigd vanaf 10 november 2020. Indien evenwel de jaarrekening zou goedgekeurd worden op een algemene vergadering bijeengeroepen door het bestuursorgaan op 20 augustus 2020 moet die jaarrekening wel neergelegd worden uiterlijk op 19 september 2020.

  • 1. Onderhavig advies is tot stand gekomen nadat een ontwerpadvies op 29 mei 2020 ter publieke consultatie werd gepubliceerd op de website van de CBN.
  • 2. BS, donderdag 9 april 2020.
  • 3. De verenigingen en stichtingen die eveneens worden opgenomen in KB nr. 4 worden in een afzonderlijk advies behandeld.
  • 4. Artikel 4, eerste lid van KB nr. 4 zoals gewijzigd door artikel 2 van het Koninklijk besluit van 28 april 2020 tot verlenging van de maatregelen genomen bij het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie, BS, 28 april 2020. Zie ook de bespreking van dit artikel in het Verslag aan de Koning.
  • 5. Artikel 4, tweede lid en artikel 9 KB nr. 4.
  • 6. Artikel 3:1, § 1, tweede lid WVV.
  • 7. Artikel 7, § 2, eerste lid, 1° KB nr. 4.
  • 8. Ibidem.
  • 9. Artikel 3:35, eerste lid WVV.
  • 10. Zie artikel 30, lid 1 Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen, tot wijziging van Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad, P.B.E.U., L 182/19 van 29 juni 2013. Dit artikel bepaalt het volgende: “De lidstaten zien erop toe dat ondernemingen de jaarlijkse financiële overzichten en het bestuursverslag, na overeenkomstig de daarvoor geldende regels te zijn goedgekeurd, samen met het in artikel 34 van deze richtlijn bedoelde verslag van de wettelijke auditor of het auditkantoor, binnen een redelijke termijn van niet meer dan 12 maanden na balansdatum openbaar maken op de wijze die in de wetgeving van elke lidstaat overeenkomstig hoofdstuk 2 van Richtlijn 2009/101/EG is vastgesteld.”.
  • 11. In dit verband wordt in het Verslag aan de Koning het volgende opgemerkt: “Dergelijk uitstel is niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief nettoactief ,(...). Alleen de situaties worden geviseerd waarbij het nettoactief van de vennootschap negatief dreigt te worden of is geworden omdat men enige ademruimte wil gunnen aan vennootschappen die tijdelijke financiële moeilijkheden ondervinden ten gevolge van de Covid-19 pandemie. De Raad van State wordt niet gevolgd op dit punt.”. Zie ook het advies van de Raad van State: “In paragraaf 3, eerste lid, [van artikel 7 KB nr. 4] zouden alle gevallen beoogd moeten worden waarin het bijeenroepen van een algemene vergadering (buiten een gewone algemene vergadering) verplicht is, met name in de gevallen beoogd in de artikelen 5:153, § 2, 6:119, § 2, en 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die niet, of niet volledig, inbegrepen zijn in de in het ontwerp gebruikte wending "wanneer het netto-actief negatief dreigt te worden of is".
  • 12. Artikel 3:10, tweede lid WVV.
  • 13. Hiermee worden, in voorkomend geval, onder andere volgende stukken bedoeld: het jaarverslag, het verslag van de commissaris, de lijst van vennootschappen waarin de vennootschap een deelneming bezit zoals bepaald in artikel 1:22 WVV, de sociale balans en een remuneratieverslag (cf. artikel 3:12, § 1, 1° tot 10° WVV).
  • 14. Artikelen 3:10, tweede lid WVV en 3:12, § 1 WVV.
  • 15. Hetzelfde geldt voor een besloten vennootschap, een coöperatieve vennootschap, een naamloze vennootschap, een Europese vennootschap of een Europese coöperatieve vennootschap in vereffening in toepassing van art. 2:99, § 2 WVV. Dit geldt ook voor de verplichting bij vrijstelling van sub-consolidatie met betrekking tot de geconsolideerde jaarrekening die wordt afgesloten op een ander tijdstip dan de jaarrekening van de consoliderende vennootschap om rekening te houden met de balansdatum van de meeste of van de belangrijkste van de in de consolidatie opgenomen vennootschappen zoals bepaald door art. 3:35, tweede lid, in fine WVV.
  • 16. D.i. tien weken na 31 juli 2020, zijnde 7 maanden na afsluitdatum.
  • 17. Artikel 3:1, § 1, derde lid WVV.
  • 18. Artikel 3:10, derde lid WVV.
  • 19. Artikel 3:12, § 3 WVV.
  • 20. De bijdrage voor laattijdige neerlegging is van toepassing vanaf de negende maand. In geval het boekjaar afsluit op 31 december 2019, wordt deze bijdrage derhalve verschuldigd vanaf 1 september 2020 (d.i. 7 maanden na afloop van het boekjaar + 1 maand (artikel 3:13, derde lid WVV)). Als we deze datum met tien weken uitstellen, wordt de bijdrage van kracht bij neerlegging vanaf 10 november 2020.