CBN-advies 6-1 - Bewaring van de verantwoordingsstukken
Artikel 6, vierde lid van de wet van 17 juli 1975 bepaalt onder meer dat de verantwoordingsstukken, in origineel of in afschrift, tien jaar moeten worden bewaard. Deze termijn wordt op 3 jaar teruggebracht voor de stukken die niet als bewijs jegens derden hoeven te dienen.
Uit de voorbereidende werken van de boekhoudwet (cf. in het bijzonder het Verslag van de Verenigde Commissies van justitie en Economische Zaken) blijkt dat ‐ behalve wat het bewaren van de verantwoordingsstukken in de vorm van afschriften betreft (onder meer via microfilm) ‐ aan dit lid geen bijzondere bespreking werd gewijd.
De Commissie gaat ervan uit dat de wetgever met de gebezigde bewoordingen «stukken die niet als bewijs tegenover derden hoeven te dienen», stukken bedoeld heeft die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven.
De Commissie wenst in dit verband te benadrukken dat deze bepaling slechts een minimale verplichting oplegt inzake de bewaringstermijn van verantwoordingsstukken. Zij ontslaat de ondernemingen er geenszins van een passende archiveringspolitiek uit te stippelen naar de eisen van de bedrijfsuitoefening.
Derhalve komt het iedere onderneming toe te beslissen of de betrokken verantwoordingsstukken ook na afloop van de wettelijke bewaringstermijnen zullen bewaard blijven, gelet op het wezenlijk belang ervan bij rechtsgeschillen of in andere procedures.