COMMISSIE VOOR BOEKHOUDKUNDIGE NORMEN

CBN-advies 2011/22 – Boekhoudkundige verwerking van de door de Vlaamse Regering gecreëerde kmo-portefeuille

Advies van 5 oktober 2011

Inleiding

De kmo-portefeuille of ondernemerschapsportefeuille betreft een steunmaatregel van de Vlaamse overheid, hoofdzakelijk gericht op het verbeteren van de huidige of toekomstige bedrijfsvoering bij kmo’s.1

Door middel van deze steunmaatregel kunnen kmo’s aanspraak maken op subsidies binnen verschillende domeinen waaronder opleiding2, advies over ondernemen3, advies over internationaliseren4 en advies over innoveren5, telkens verstrekt door een erkende dienstverlener6. Voor elk van deze domeinen gelden specifieke steunpercentages en – plafonds.7 

Zowel de aanvraag als de verwerking, de toekenning en het beheer van de subsidie gebeuren via de elektronische ondernemerschapsportefeuille of kmo-portefeuille. 

Procedure

Na het afsluiten van een overeenkomst met een erkende dienstverlener of na de inschrijving bij een erkende dienstverlener, dient de onderneming via de webapplicatie een subsidieaanvraag in.8 Bij een eerste subsidieaanvraag wordt via deze webapplicatie een ondernemerschapsportefeuille op naam van de onderneming aangemaakt.9

Als de onderneming voldoet aan de voorwaarden vermeld in het decreet van 31 januari 2003, het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008 en de uitvoeringsbesluiten, wordt de subsidie toegekend aan de onderneming door de toekenning van een projectbedrag in de ondernemerschapsportefeuille op naam van de onderneming, waarvan, naargelang het steunpercentage, respectievelijk 50 % of 75 % wordt betaald door het Vlaamse Gewest en 50 % of 25 % door de onderneming. 10

Boekhoudkundige verwerking

Naar het oordeel van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen dient de subsidieverlening in het kader van de kmo-portefeuille als volgt verwerkt te worden in de boekhouding van de onderneming. 

Eigen bijdrage van de onderneming

De eigen bijdrage van de onderneming moet binnen de dertig dagen na het akkoord over de subsidieaanvraag ontvangen zijn door de externe beheerder van de kmo-portefeuille.11 Dit gebeurt door storting in de kmo-portefeuille.12 De onderneming brengt dit in haar boekhouding tot uitdrukking door haar eigen bijdrage op een subrekening van de liquide middelen (bijvoorbeeld van de MAR-rekening 57 Kassen), te boeken.

Voorbeeld 

De heer X, werknemer van de onderneming Y, zal in de nabije toekomst een door het Vlaams Gewest erkende opleiding volgen, bij een door het Vlaams gewest erkende opleidingsverstrekker. De kostprijs van de opleiding bedraagt 160 euro (excl. btw). Het eigen aandeel van de onderneming bedraagt 80 euro.

57 Kassen: ondernemingsportefeuille 80  
  aan 550 Kredietinstellingen: rekening-courant   80

Subsidiëring door de Vlaamse overheid

Nadat de onderneming haar eigen bijdrage gestort heeft, vult de overheid de elektronische portefeuille aan. 

De door de overheid verstrekte steun in het kader van de kmo-portefeuille betreft geenszins een subsidie die werd verkregen voor investeringen in vaste activa. Het betreft een bedrag dat door de overheid aan een entiteit wordt toegekend om bepaalde exploitatiekosten te compenseren. 

De subsidie, berekend als een percentage van de in aanmerking komende advies- of opleidingskosten13, wordt als bedrijfsopbrengst geboekt op het ogenblik dat het recht van de onderneming op deze subsidie komt vast te staan, en men het bedrag van de subsidie kent.14

De Commissie benadrukt bovendien dat het feit dat deze subsidies worden toegekend in functie van de werkelijke uitgaven niet voor gevolg heeft om deze kosten het karakter van eigen kosten van de onderneming te ontnemen. Daaruit volgt dat deze subsidies in de resultatenrekening moeten worden geboekt als opbrengsten en niet in mindering van de kosten.15

Voorbeeld

Bij de bevestiging van de juistheid van de inhoud van de subsidieaanvraag16 staat het recht van de onderneming vast, en verricht de onderneming volgende boeking.

414 Te innen opbrengsten 80  
  aan 740 Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen   80

Wanneer de Vlaamse overheid de elektronische portefeuille aanvult, wordt dit in de boekhouding van de onderneming als volgt uitgedrukt. 

57 Kassen: ondernemingsportefeuille 80  
  aan 414 Te innen opbrengsten   80

Indien de effectieve toekenning van de exploitatiesubsidie niet samenvalt met de periode waarop zij betrekking heeft (i.e. het jaar waarin de opleiding door de werknemer wordt genoten), dan moet deze exploitatiesubsidie via de overlopende rekeningen worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking heeft. Dit zal het geval zijn wanneer de opleiding pas plaatsvindt in een later boekjaar dat volgt op het jaar waarin de subsidieaanvraag werd ingediend. 

740 Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen 80  
  aan 493 Over te dragen opbrengsten   80

De Commissie brengt tevens in herinnering dat het totaal bedrag van de subsidies (andere dan investeringssubsidies) in de toelichting bij de jaarrekening dient vermeld te worden.17

Betaling via de elektronische portefeuille

Bij ontvangst van de factuur van de dienstverlener wordt de door de dienstverlener aangerekende prijs door de onderneming ten laste genomen. De subsidie wordt afgeboekt wanneer de dienstverlener via de kmo-portefeuille wordt betaald.18 De btw en niet-aanvaarde kosten worden rechtstreeks door de onderneming aan de dienstverlener betaald.19

Voorbeeld

De onderneming Y boekt de factuur die ze ontvangen heeft van de dienstverlener

61 Diensten en diverse goederen 160  
  of 623 Andere personeelskosten    
411 Terug te vorderen btw bij aankopen 33,6  
  aan 440 Leveranciers   193,6

De onderneming Y maakt de verschuldigde som over aan de opleidingsverstrekker via de kmo-portefeuille en betaalt de btw rechtstreeks aan de dienstverlener.

440 Leveranciers  160  
  aan 57 Kassen: ondernemingsportefeuille   160
440 Leveranciers 33,6  
  aan 550 Kredietinstellingen: rekening-courant   33,6

 

  • 1. De kmo-portefeuille wordt geregeld in het decreet van 31 januari 2003 betreffende het economisch ondersteuningsbeleid, het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008 tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten, en het Ministerieel besluit van 1 januari 2009 tot uitvoering van dit laatste besluit.
  • 2. Zoals taaltraining, informaticaopleidingen, vorming rond marketing en communicatie, organisatieprocessen, sociale vaardigheden, enz.
  • 3. Zoals marketingstudie, communicatieplan, investeringsanalyse, statutenwijziging, SWOT-analyse, enz. Wettelijk verplichte adviezen, niet-gespecialiseerde adviezen, permanente of periodieke adviezen of gewone bedrijfsuitgaven worden hier niet onder begrepen.
  • 4. Zoals advies over de oprichting van buitenlandse vestigingen, dochterondernemingen of filialen, oprichting van joint-ventures, directe buitenlandse investeringen, licentieverkoop, duurzaam en ethisch internationaal ondernemen, enz.
  • 5. Zoals het bestuderen van mogelijke technische invloedsparameters, uitvoeren van berekeningen en simulaties, verkennende laboratoriumproeven, zoeken naar geschikte technologieën, enz.
  • 6. Dienstverleners moeten luidens artikel 13 van Besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008 erkend worden voor het verlenen van ondernemerschapsbevorderende diensten in de pijler opleiding, advies, advies voor internationaal ondernemen en technologieverkenning.
  • 7. Zo geldt voor opleiding, advies over ondernemen of internationalisering een steunpercentage van 50 %, voor advies over innoveren een percentage van 75 % van de in aanmerking komende kosten.
  • 8. Luidens artikel 8 van het Besluit van 19 december 2008 dient de steun te worden aangevraagd vóór de aanvang van de uitvoering van de ondernemerschapsbevorderende diensten. Zie ook artikel 17 van het Ministerieel besluit van 1 januari 2009.
  • 9. Artikel 23 van het Besluit van 19 december 2008.
  • 10. Artikel 22 en 24 van het Besluit van 19 december 2008.
  • 11. Dit is de na mededinging aangewezen instelling die belast is met het financiële beheer van de kmo-portefeuille; artikel 1, 13° van het Ministerieel Besluit van 1 januari 2009.
  • 12. Artikel 21 van het Ministerieel Besluit van 1 januari 2009.
  • 13. Voor de bepaling van het bedrag van de subsidie, zie artikel 17-20 van het Besluit van 19 december 2008.
  • 14. Zie ook de regels met betrekking tot exploitatiesubsidies opgenomen in het herziene CBN-advies 2011/13 omtrent overheidssubsidies.
  • 15. Het boekhoudrechtelijk compensatieverbod is vastgelegd in artikel 25, § 2 van het KB W.Venn., en houdt in dat compensatie tussen tegoeden en schulden, tussen rechten en verplichtingen en tussen kosten en opbrengsten verboden is, behalve in de gevallen door het besluit bepaald.
  • 16. Conform artikel 20 van het Ministerieel Besluit van 1 januari 2009 bevestigt de dienstverlener binnen de dertig dagen na de subsidieaanvraag de juistheid van de inhoud van de subsidieaanvraag.
  • 17. Artikel 91, XII.B. KB W.Venn.
  • 18. Artikel 28 van het Besluit van 19 december 2008.
  • 19. Zie artikel 17, tweede lid van het Besluit van 19 december 2008 en artikel 15 van het Ministerieel Besluit van 1 januari 2009, zoals vervangen door artikel 8 van het Ministerieel Besluit van 28 oktober 2011.