COMMISSIE VOOR BOEKHOUDKUNDIGE NORMEN
CBN-advies 2014/5 - Afsluitingsdatum van het boekjaar
Advies van 23 april 20141
Onderwerp van het advies
Aan de Commissie voor Boekhoudkundige Normen werd de vraag gesteld of een vennootschap in haar statuten mag voorzien dat haar boekjaar niet begint en eindigt op een vaste datum (bijvoorbeeld op 5 februari) maar op een dag van een bepaalde week van een maand (bijvoorbeeld de eerste zaterdag van de maand februari).
Dit zou betekenen dat de datum van afsluiting (en opening) van het boekjaar zou verschillen van boekjaar tot boekjaar.
Analyse
In artikel 9, § 1 van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen en artikel 92, § 1, van het Wetboek van vennootschappen wordt aan de vennootschappen opgelegd om hun jaarrekening één keer per jaar neer te leggen.
In artikel 69, 7° van het Wetboek van vennootschappen wordt bovendien bepaald dat het uittreksel uit de oprichtingsakte van de vennootschap “het begin en het einde van het boekjaar” moet bevatten, terwijl in artikel 9, § 1, 10° van het uitvoeringsbesluit van het Wetboek van vennootschappen wordt bepaald dat de inschrijving van een vennootschap in de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna: KBO) “het einde van het boekjaar” bevat. Enkel het inschrijvingsformulier van de KBO dat is opgenomen in de bijlage van dit koninklijk besluit, verwijst naar een vaste afsluitingsdatum van het boekjaar die moet worden vermeld bij deze inschrijving (“einddatum: DD/MM”, zie punt C., nummer 6°).
De Commissie is van oordeel dat in de bovenstaande wettelijke en reglementaire bepalingen de mogelijkheid wordt voorzien om de datum van afsluiting (en opening) van het boekjaar te bepalen volgens de hierboven aangegeven methode (namelijk door te verwijzen naar een dag van een bepaalde week van een maand) en dat de formulering van het inschrijvingsformulier bij de KBO op zichzelf geen toereikende juridisch belemmering vormt die deze methode in de weg staat.
In België bestaat er echter een “algemeen aanvaard gebruik” om elk jaar het boekjaar af te sluiten op een vaste datum. De Commissie is van oordeel dat de voorgestelde methode om de afsluitingsdatum te bepalen, kan worden toegestaan, maar dat gegeven het feit dat deze methode afwijkt van het voornaamste gebruik in België en om misbruiken te vermijden, de volgende voorwaarden minstens dienen te worden vervuld:
- de vennootschap kan specifieke redenen aanvoeren waarom zij een dergelijke methode wenst toe te passen;
- de datum van afsluiting (en opening) van het boekjaar moet worden bepaald volgens de vooraf in de statuten vastgestelde methode die objectief is en niet kan worden gemanipuleerd;
- de gebruikte methode kan er slechts toe leiden dat de duur van het boekjaar maximaal één week verschilt;
- de vergelijkbaarheid tussen de jaarcijfers wordt niet in het gedrang gebracht.2
Een specifieke reden om te kiezen voor deze methode voor de bepaling van de afsluitingsdatum kan zijn dat de Belgische vennootschap een dochteronderneming is van een buitenlandse vennootschap (een Amerikaanse vennootschap, bijvoorbeeld) die deze methode toepast en dat de groep de boekjaren van de groepsvennootschappen wil afsluiten op dezelfde datum.
Overigens vestigt de Commissie de aandacht op de technische problemen met administratieve formaliteiten die zullen voortvloeien uit het gebruik van deze methode, zoals namelijk bij de KBO waarbij enkel een vaste afsluitingsdatum kan worden geregistreerd.
Het onderhavig advies houdt geen fiscaal standpunt in.
- 1Onderhavig advies is tot stand gekomen nadat het ontwerp van dit advies op 3 maart 2014 ter publieke consultatie werd gepubliceerd op de website van de CBN.
- 2De Commissie verwijst desgevallend het bestuursorgaan van de vennootschap naar het artikel 83, alinea 2 van het uitvoeringsbesluit van het Wetboek van vennootschappen.