CBN-advies 7-4 - Opmaken  van  de  inventaris

Overeenkomstig  artikel  9  §1  van  de  wet  van  17  juli  1975  moet  elke  onderneming  ten minste  eens  per  jaar,  omzichtig  en  ter  goeder  trouw,  de  nodige  opnemingen,  verificaties, onderzoekingen  en  waarderingen  verrichten  om  op  een  door  haar  gekozen  datum  de inventaris  op  te  maken  van  al  haar  bezittingen,  vorderingen,  schulden  en  verplichtingen van  welke  aard  ook,  die  betrekking  hebben  op  haar  bedrijf  en  van  de  middelen  daaraan verstrekt.  Nadat  de  rekeningen  in  overeenstemming  zijn  gebracht  met  de  gegevens  van de inventaris,  worden  zij  samengevat  in  de  jaarrekening.
  
Deze  tekst  wijst  zeer  duidelijk  op  het  verband  tussen  de  inventaris  en  de jaarrekening.  De inventaris  is  een  essentieel  verantwoordingsstuk  voor  de jaarrekening.   
  
Bij  de  ondernemingen  die  wettelijk  verplicht  zijn  een  volledige  boekhouding  te voeren  of die  de  facto  een  dergelijke  boekhouding  voeren,  heeft  de  inventaris  tot doel  het  getrouw karakter  na  te  gaan  van  de  saldi  van  de  rekeningen  zoals  deze  voortspruiten  ui  de inschrijving  tijdens  het  boekjaar  van  alle  verrichtingen  van  de  onderneming  en  dit vooraleer  deze  saldi  worden  verwerkt  in  de  jaarrekening.  In  deze  ondernemingen  moet dus worden  nagegaan  of  er  op  de  datum  van  de  jaarafsluiting  overeenstemming  bestaat tussen  de  gegevns  uit  de  boekhouding,  de  inventaris  en  de  jaarrekening.
 
De  saldi  van  de rekeningen  die  zijn  vervat  in  de  jaarrekening  vinden  hun  verantwoording  zowel  in  de inventarisopnemingen  en  ‐waarde‐ringen  als  in  de  verantwoordingsstukken.  Bij  deze ondernemingen  zou  het  dus  niet  opgaan  dat  de  jaarrekening  eenvoudig  een  samenvatting zou  zijn  van  de  gegevens  uit  de  boekhouding  zonder  gesteund  te  zijn  op  een  inventaris. Anderzijds  mag  de  jaarrekening  ook  geen  synthese  zijn  van  de  inventaris  alleen,  zonder binding  met  de  boekhouding  en  dit  met  al  de  gestrengheid  eigen  aan  de boekhouddiscipline.   
  
Bij  de  zeer  kleine  ondernemingen  bedoeld  bij  artikel  5  van  de  wet  (de  natuurlijke personen  die  koopman  zijn,  de  vennootschappen  onder  gemeenschappelijke  naam  of  de eenvoudige  commanditaire  vennootschappen  met  een  jaaromzet  die   500  000 euro  of 620 000  euro  niet  overschrijdt)  is  de  toestand  verschillend.  Maken  zij  gebruik  van  de  hun door  de  wet  geboden  mogelijkheid  een  eenvoudige  boekhouding  te  voeren  beperkt  tot drie  dagboeken  zonder  rekeningenstelseln  dan  vloeit  de  jaarrekening  rechtstreeks  voort  uit de  inventarisopname.  Deze  zal  uiteraard  steunen  op  de  in  de  dagboeken  opgenomen gegevens.   
  
Artikel 9, §1  bepaalt  tevens  dat  de  inventaris  betrekking  heeft  op  alle vermogensbestanddelen  van  de  onderneming,  met  name  op  alle  bezittingen  en vorderingen  en  alle  schulden  en  verplichtingen.  Het  zou  bijgevolg  strijdig  zijn  met  de  wet indien  de  inventaris  zou  worden  beperkt  tot  de  activa  of  zelfs  tot  bepaalde  activa  f indien  in  de  inventaris  niet  zouden  worden  begrepen  de  verplichtingen  en  potentiële risico's  die  voor  de  onderneming  kunnen  otstaan  of  de  eventuele  verhaalrechten  die  zij zou  kunnen  laten  gelden.   

Hierbij  kan  ook  worden  aangestipt  dat  de  inventaris  tweeërlei  aspecten  vertoont  : enerzijds  is  er  het  materiële  aspect  :  de  opname  van  activa  en  passiva;  anderzijds  is  er het  beoordelingsaspect  :  de  vaststelling  van  de  waarde  die  aan  de  verschillende vermogensbestanddelen  moet  worden  toegekend,  de  boeking  van  waardecorrecties, afschrijvingen  en  voorzieningen.   
  
Brengt  de  band  die  door  de  wet  wordt  gelegd  tussen  de  inventaris  en  de  jaarrekening met  zich  dat  de  inventaris  moet  worden  opgeaakt  op  de  datum  van  de  jaarafsluiting  ? Aan  de  Commissie  werden  ter zake  verschillende  vragen  gesteld.  
  
Naar  het  oordeel  van  de  Commissie  moet  een  duidelijk  onderscheid  worden  gemaakt tussen  enerzijds  de  datum  van  de  inventaris,  met  name  de  datum  waarop  het  onderzoek inzake  de  werkelijke  aanwezigheid  en  de  waardering  van  de  vermogensbestanddelen wordt  gacht  te  zijn  verricht  en  anderzijds  de  datum  waarop  de  fysische  bestandsopname plaats  vindt.  De  eerste  datum  moet  noodzakelijk  samenvallen  met  de  datum  van  de jaarafsluiting;  de  tweede  datum  kan  daarvan  afwijken  voor  zover  met  een  voldoende graad  van  betrouwbaarheid  de  nodige  toevoegingen  of  afnamen  unnen  worden  verricht voor  de  wijzigingen  die  in  de  tussenperiode  in  het  vermogen  plaatsvonden.   

Dit  is  allereerst  het  geval  voor  de  activa  en  passiva  die  geen  wijzigingen  ondergaan  op korte  termijn  of  waarvan  de  wijzigingengemakkelijk  kunnen  worden  gecontroleerd,  zoals de  materiële,  de  immateriële  en  de  financiële  vaste  activa;  dit  geldt  ook  voor  de vermogensbestanddelen  waarvoor  de  onderneming  beschikt  over  bewijsstukken  uitgaande van  een  derde,  zoals  banktegoeden,  vorderingen  en  schulden.   
  
Vooral  de  fysische  bestandsopname  inzake  de  voorraden  kan  in  de  praktijk moeilijkheden opleveren.   
  
Bij  een  onderneming  die  niet  over  een  uitgebreide  voorraadadministratie  beschikt, die toelaat  inkomende  en  uitgaande  voorraden  en  eventueel  de  industriële verwerking daarvan op  te  volgen,  moet  de  inventarisopname  van  de  voorraad noodzakelijk  worden verricht  op de  datum  van  de  jaarafsluiting  of  op  een  tijdstip datdaarvan  niet  te  ver  verwijderd  ligt.   
  
Beschikt  de  onderneming  daarentegen  wel  over  een  uitgebreide  voorraadadministratie,  dan kan  de  voorraadopname  gebeuren  op  een  anere  datum  dan  deze  van  de  jaarafsluiting. Deze  datum  kan  worden  vastgesteld  op  een  tijdstip  voor  of  na  de  datum  van  de jaarafsluiting  op  voorwaarde  dat  de  voorraadadminstratie  zo  is  ingericht  dat  op  basis  van de  inventaris  en  na  rekening  te  hebben  gehouden  met  de  inkomende  en  uitgaande voorrade  gedurende  de  tussenperiode,  de  voorraad  kan  worden  gereconstitueerd  die effectief  aanwezig  was  op  de  datum  van  de  jaarafsluiting.   
  
Voor  zover  de  administratieve  opvolging  van  de  voorraad  op  adequate  wijze  is  geregeld, bestaat  er  ook  geen  bezwaar  tegen  een  spreiding  van  de  materiële  bestandsopname  over het  gehele  boekjaar,  waarbij  achtereenvolgens  de  verschillende  voorraadcategorieën worden  gecontroleerd  en  op  dat  ogenblik  op  basis  van  de  vaststelingen  de  nodige kwantitatieve  correcties  worden  doorgevoerd.   

In  al  deze  gevallen  krijgen  de  in  de  wet  gebruikte  woorden  «op  de  gekozen  datum»  hun volle  betekenis  en  kan  van  de  fysische  inventaris  worden  gezegd  dat  hij  vanuit  het oogpunt  van  de  kwantitatieve  bestandsopame  de  gegevens  uit  de  boekhouding  schraagt.
  
Tot  slot  weze  nog  aangestipt  dat  welke  ook  de  datum  is  waarop  de  fysische bestandsopname  wordt  verricht,  de  waardering  steeds  moet  geschieden  op  de  datum  van de  jaarafsluiting.  Het  is  inderdaad  op  dat  ogenblik  dat  de  waarde  moet  worden  nagegaan en  in  aanmerking  moet  worden  genomen.